Pourquoi votre équipe financière aime Excel

Si vous êtes un CIO ou un IT Admin, vous vous demandez probablement pourquoi votre équipe comptable continue à utiliser Microsoft Excel alors que vous proposez d'autres options attrayantes, telles que PowerBI. Dans cet article de blog, nous allons nous concentrer sur les raisons pour lesquelles votre équipe financière n'arrive pas à se débarrasser de leur habitude d'Excel et comment notre add-in, Velixo, peut leur fournir des gains d'efficacité incroyables.

Le dilemme de Power BI

Power BI, et d'autres outils de veille stratégique, offrent d'excellentes options pour la visualisation et l'analyse de vos données. Les tableaux de bord offrent des vues attrayantes de vos tendances et de vos indicateurs clés de performance, ce qui vous permet de prendre des décisions éclairées. 

Bien qu'il s'agisse sans aucun doute d'un outil puissant, PowerBI présente quelques inconvénients. Tout d'abord, sa configuration et son utilisation requièrent des connaissances avancées. Tous les comptables qui ont touché un ordinateur savent comment utiliser Excel, mais beaucoup n'ont pas les connaissances de base et/ou le temps nécessaire pour utiliser un outil de BI. Si vous savez comment utiliser l'outil sans constamment déranger le personnel informatique, vous êtes confronté à la réalité : cet outil n'a jamais été conçu pour l'établissement de rapports financiers. Les tableaux de bord très visuels sont formidables, mais que se passe-t-il lorsque vous devez développer un bilan, un P&L complexe ou un ensemble de rapports de projet ?

En outre, les produits de BI reposent sur des entrepôts de données externes qui doivent être synchronisés, de sorte que les modifications apportées à votre ERP peuvent prendre des heures avant d'être reflétées dans vos tableaux de bord PowerBI. C'est une contrainte majeure pour les comptables en fin de mois, lorsqu'ils doivent procéder à de multiples ajustements et voir les changements immédiatement. De plus, il n'est pas possible d'explorer davantage les données de votre ERP à partir de vos tableaux de bord Power BI.

Le défaut d'un comptable : Exporter vers Excel

Pour les raisons évoquées ci-dessus, "Exporter vers Excel" est le bouton préféré des directeurs financiers et des contrôleurs. Ils sont en mesure de répondre eux-mêmes à leurs questions, sans avoir besoin de votre numéro de téléphone en numérotation rapide, et peuvent créer des rapports professionnels en utilisant toutes les fonctionnalités qu'ils connaissent et apprécient dans Excel.

Toutefois, l'utilisation d'Excel (seul) présente des inconvénients. Tout d'abord, le risque d'erreur est élevé si vous vous contentez de cliquer et de copier-coller pour élaborer un rapport complexe, tel qu'un compte de résultat pour cinquante succursales, qui doit être regroupé et manipulé de diverses manières. Lorsque votre rapport est formaté et prêt à être distribué, les chiffres sont déjà obsolètes ! Imaginez que vous deviez recommencer plusieurs fois par jour parce que vous avez eu de nouvelles transactions ou parce que vous voulez examiner une période différente. En outre, il est difficile d'auditer vos chiffres à partir d'Excel, car votre classeur n'est pas connecté à l'ERP. En bref, quelle confiance pouvez-vous accorder à cette feuille de calcul après avoir manipulé les données pendant quelques heures ?

Le problème suivant est celui de la distribution. Il est très probable que votre équipe comptable élabore ses rapports, qui sont ensuite partagés avec d'autres. Outre le problème évident du partage d'un fichier statique qui devient de plus en plus obsolète à chaque seconde qui passe, le processus de distribution devient une véritable perte de temps. Vous vous souvenez du compte de résultat de 50 succursales dont nous avons parlé plus haut ? Personne n'aime envoyer manuellement un tas de courriels différents avec différentes versions d'un classeur !

Pourquoi Excel avec Velixo

Nous savons qu'Excel ne va pas disparaître. C'est pourquoi nous avons créé Velixo Reports, notre complément Excel qui offre plus de 50 fonctions spécialement conçues pour travailler avec le grand livre, les données de projet et les requêtes génériques. Jetons un coup d'œil à quelques-unes des raisons pour lesquelles cela est important pour votre équipe financière.

Sauter l'exportation

Velixo vous permet d'interroger les données de l'ERP Acumatica directement dans votre feuille de calcul, en épargnant à votre équipe le fardeau de l'exportation manuelle ou du processus de copier-coller. Les données seront à jour et pourront être actualisées à tout moment en un seul clic ! 

Les utilisateurs de Velixo bénéficient d'une expérience sans frustration grâce à la rapidité de l'extraction des données et au moteur de calcul en mémoire. Pour garantir une génération rapide et efficace des rapports, nous avons développé notre propre technologie d'extraction et de mise en cache des données, appelée Smart Refresh, qui est au cœur de Velixo. Le protocole OData est utilisé pour charger les données et notre propre implémentation du protocole est utilisée pour une efficacité maximale. Le lazy-loading est utilisé pour s'assurer que nous ne récupérons que les données qui sont réellement utilisées dans votre rapport. Par exemple, il n'est pas nécessaire de charger les données d'un exercice financier ou d'un grand livre qui ne sont pas réellement référencées dans vos formules et vos calculs.

Recherche de données source dans Acumatica

Si votre équipe comptable examine des chiffres sur leurs feuilles de calcul et a besoin de les vérifier, elle peut facilement utiliser la fonction d'exploration intelligente de Velixo pour obtenir un aperçu détaillé des données référencées dans un calcul. Vous pouvez descendre jusqu'au document original dans Acumatica ERP et examiner toute note, activité ou fichier qui y est attaché. Avec Velixo, Excel est simplement une couche de présentation conviviale pour vos données. Votre base de données ERP reste la seule source de vérité. 

Facile à distribuer

Une fois vos états financiers mis à jour et préparés, ils seront généralement partagés avec d'autres personnes. Si vous utilisez Microsoft Outlook, la fonction Liste de distribution de Velixo peut aider votre équipe en automatisant ce processus. Il vous suffit de créer une nouvelle liste de distribution, de dresser la liste des destinataires de vos rapports sur toutes les lignes de la feuille de calcul (y compris les chemins d'accès aux fichiers et les emplacements de stockage partagés), de choisir le format de fichier, le nom de fichier et la sélection d'onglets (si vous n'envoyez qu'un seul onglet ou plusieurs onglets, mais pas le classeur entier). Vous pouvez ensuite ajouter des champs supplémentaires, tels que le nom de la branche, afin de vous assurer que chaque destinataire reçoit les données qui le concernent.

Une fois votre liste de distribution constituée, vous pouvez cliquer sur un bouton et envoyer automatiquement tous vos courriels aux destinataires prévus, avec les données exactes qui leur sont destinées, sans quitter votre classeur. Vous pouvez ensuite réutiliser cette même liste à l'infini ! Voir ici pour une courte vidéo sur cette fonction de liste de distribution.

Reprise

Il arrive que votre équipe comptable utilise Excel pour créer ses budgets ou effectuer les calculs d'une allocation complexe. D'autres membres de votre organisation, tels que les membres de votre équipe de vente et de projet, peuvent utiliser des feuilles Excel pour établir des devis à l'intention des clients ou des prévisions de projet. Malheureusement, quelqu'un doit toujours aller dans l'ERP et mettre à jour manuellement ces enregistrements. Velixo vous permet d'éviter la double saisie en poussant les données d'Excel vers votre ERP grâce à nos quatre fonctions de reprise. Cliquez ici pour en savoir plus.

Sécurité

L'accès à Acumatica ERP via OData et l'API est contrôlé par les mêmes informations d'identification que celles utilisées pour se connecter au navigateur Web ou à l'application mobile. Les utilisateurs doivent saisir leur nom d'utilisateur et leur mot de passe lorsqu'ils ouvrent une feuille de calcul, ou s'authentifier à l'aide de l'authentification unique. Les droits d'accès que vous avez définis pour vos utilisateurs dans l'ERP seront également appliqués à Velixo, ce qui garantit que votre équipe ne pourra consulter que les données que vous autorisez. Contrairement à d'autres solutions, les données ne sont jamais transférées vers un emplacement externe puisque la connexion est établie directement entre Excel et votre instance ERP en utilisant HTTPS (TLS 1.2).

Velixo prend également en charge l'authentification multifactorielle et les informations d'identification de l'utilisateur ne sont jamais stockées dans le fichier. En fait, lors de l'utilisation de la fonction "Se souvenir de moi", le mot de passe est crypté à l'aide de l'API de protection des données de Microsoft (DPAPI) et stocké avec le profil local de Windows.

Clôture

Velixo est une alternative rentable, conviviale et sécurisée pour votre équipe comptable, et présente l'avantage supplémentaire de réduire les questions et les demandes que vous devez traiter en tant que DSI. Si vous souhaitez en savoir plus sur les raisons pour lesquelles plus de 900 clients utilisent Velixo pour donner vie à leurs données ERP dans Excel, cliquez ici pour planifier une démonstration.

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