Velixo Reports 4.0 permet de simplifier la distribution des rapports.

Le processus d'assemblage et de distribution régulière d'un ensemble de rapports financiers ou de projets peut s'avérer fastidieux. La nouvelle fonction Listes de distribution de Velixo Reports 4.0 vous permet de distribuer rapidement des rapports à un grand nombre d'utilisateurs en un seul clic. Les rapports peuvent être envoyés par e-mail ou simplement sauvegardés dans un dossier dans différents formats. Vous avez la liberté d'inclure un contenu spécifique (feuilles/tableaux) ou d'utiliser différents paramètres (société, branche, division, période financière, etc.) en fonction du destinataire. Les données très sensibles peuvent être protégées par un mot de passe.

Avec Velixo Reports 4.0 et les listes de distribution de rapports, vous pouvez :

• Envoyez par courrier électronique un tableau de bord mensuel au format PDF au responsable de chaque établissement de votre entreprise de 200 établissements.
• Envoyez des données financières détaillées à vos responsables de zone/groupe en format Excel.
• Préparez un rapport financier complet pour vos actionnaires, en supprimant les formules et les hyperliens Acumatica en cours de route pour les personnes qui n'ont pas accès à votre système ERP.
• Archivez la version finale de vos rapports mensuels sur un réseau partagé avec un nom clair et cohérent.
• Envoyez chaque semaine par courrier électronique une version PDF du rapport d'avancement de votre projet aux chefs de projet.

Il ne s'agit là que de quelques exemples de ce qui peut être réalisé - les listes de distribution de rapports sont extrêmement polyvalentes et puissantes, tout en étant très simples à utiliser.

Comment utiliser la nouvelle fonction de distribution des rapports

C'est simple ! À partir de n'importe quelle feuille de calcul, commencez par créer une liste de distribution de rapports vierge. Nous nous chargeons de ce processus lorsque vous cliquez sur le bouton Nouvelle liste de distribution :

Le bouton Nouvelle liste de distribution vous permet de créer une nouvelle feuille de calcul contenant tous les champs nécessaires à la configuration de la distribution des rapports. 

Vous verrez alors apparaître une nouvelle feuille de calcul contenant tous les champs nécessaires à la configuration de la distribution des rapports :

Comme vous l'avez peut-être deviné, il ne vous reste plus qu'à remplir les cases. Voici une description des différents paramètres :

• Format : le format du fichier de sortie. Le menu déroulant vous propose les formats PDF, Excel et Excel (sans les formules Velixo). La dernière option fonctionne comme le bouton "Copier le classeur sans les formules" - notez qu'à partir de la version 4, seules les fonctions spécifiques à Acumatica sont supprimées et les autres formules Excel sont laissées intactes.
• Nom du fichier : le nom du fichier généré. Si vous n'indiquez pas d'extension, le nom sera défini par défaut en fonction du format sélectionné et de l'extension de fichier actuelle. Si vous souhaitez écraser les fichiers existants, vous pouvez définir l'option "Écraser les fichiers existants" sur Oui dans la section supérieure de la feuille de calcul Liste de distribution. Conseil : le nom du fichier peut être dynamique et basé sur une formule, par exemple = "Données financières pour la période"&P&L!A1&".pdf". En supposant que la période financière soit définie dans la cellule A1 de la feuille P&L, vous obtiendrez un fichier intitulé "Finances pour la période 01-2019.pdf"
• Sélection d'onglets : la liste des onglets/feuilles à inclure dans le rapport généré. Si le champ est vide, tous les onglets sont inclus. Séparez la liste des onglets à inclure par un point-virgule ( ;).
• Chemin : si vous souhaitez enregistrer le rapport sur le disque, indiquez le chemin complet du dossier dans lequel le fichier sera enregistré. Conseil : enregistrez-le dans un dossier synchronisé avec Box, Dropbox, OneDrive ou tout autre service de stockage en nuage pour faciliter le partage en ligne.
• Envoyer à : si vous souhaitez que le rapport soit envoyé par courrier électronique, indiquez l'adresse électronique des destinataires. Les adresses doivent être délimitées par un point-virgule ( ;). Par défaut, les courriels sont enregistrés dans votre dossier "brouillons" dans Outlook. L'option "Livraison des courriels" dans la section supérieure de la feuille de calcul Liste de distribution offre deux options supplémentaires : Ouvrir le brouillon et Envoyer immédiatement.
• Objet de l'e-mail : l'objet du message électronique. Il peut être statique ou dynamique et basé sur une formule comme tous les autres paramètres.
• Corps du message : la partie principale du message électronique. Il contient le texte du message.
• Mot de passe du fichier : vous permet de sécuriser votre fichier en définissant un mot de passe qui sera exigé avant que le fichier puisse être consulté.

Par défaut, la liste de distribution comporte 10 lignes (vides), mais vous êtes libre d'en ajouter autant que vous le souhaitez. Un classeur Excel peut contenir plusieurs listes de distribution. Si vous avez des cycles mensuels/trimestriels/annuels différents ou simplement des besoins de distribution occasionnels, n'hésitez pas à ajouter autant de listes que nécessaire et donnez à vos listes des noms uniques et mémorables.

Paramètres du rapport (société, branche, division, exercice financier, etc.)

Les rapports peuvent être exécutés avec des paramètres différents pour chaque destinataire. Vous pouvez configurer les paramètres de la liste de distribution en ajoutant de nouvelles colonnes à la liste. Le nom de la colonne doit correspondre à une plage nommée dans votre feuille de calcul. Velixo Reports appliquera automatiquement les paramètres lors de la distribution.

La mise en place de l'ensemble

En voici un exemple :

Une liste de distribution de Velixo Reports - un seul clic suffit pour la traiter !

Pour lancer le processus de distribution, cliquez sur "Distribuer tout" dans la barre d'outils Excel. L'exemple ci-dessus génère 9 copies différentes du rapport actuel :

• Les états financiers consolidés complets seront exportés vers un partage de réseau aux formats Excel et PDF. La version PDF sera envoyée par courrier électronique au directeur général en même temps. Pour que le fichier Excel puisse être consulté par des utilisateurs externes, les formules Velixo seront remplacées par des données réelles au cours du processus et les connexions à Acumatica seront supprimées. Comme mesure de sécurité supplémentaire, les deux fichiers sont protégés par un mot de passe.
• Le tableau de bord des ventes (l'un des onglets du rapport construit à l'aide des fonctions Velixo et des données Acumatica) sera envoyé par courrier électronique au directeur des ventes.
• Les comptes de résultats spécifiques aux régions, contenant un onglet par site, seront envoyés par courrier électronique à chaque responsable régional. Puisqu'ils ont accès à Acumatica, nous conserverons les formules Velixo pour permettre aux responsables d'effectuer des recherches dans Acumatica ou de rafraîchir les rapports.

Vous pouvez également sélectionner quelques lignes seulement et utiliser l'option "Distribuer les lignes sélectionnées" :