Simplifier la clôture de fin de mois avec Velixo et Microsoft 365

Nous savons qu'une clôture de fin de mois rapide, indolore et précise figure sur la liste des souhaits de chaque comptable. Bien que les systèmes ERP puissent à eux seuls améliorer et rationaliser considérablement ce processus, la clôture des comptes prend toujours entre quatre et dix jours, selon l'organisation.

Les capacités natives de Microsoft 365, ainsi que les fonctionnalités fournies par Velixo pour stimuler votre reporting financier, peuvent grandement aider votre équipe à préparer, clôturer et examiner vos livres chaque mois. Pour le dire simplement, il y a une raison pour laquelle l'équipe financière d'Acumatica adore utiliser Velixo !

Dans ce billet de blog, qui fait partie de notre série " Pourquoi l'ERP est meilleur lorsqu'il est intégré à Excel ", nous allons nous concentrer sur la façon dont Velixo et Microsoft 365 peuvent vous aider à simplifier et à raccourcir votre processus de clôture de fin de mois.

Listes de contrôle

La gestion de la clôture mensuelle peut s'avérer délicate pour toute organisation distribuée dont les employés se trouvent dans des lieux, fuseaux horaires ou pays différents. Comme ce processus comprend de nombreuses étapes différentes, il est préférable de créer et d'utiliser une liste de contrôle des éléments qui peuvent être assignés à des membres spécifiques de l'équipe, avec des délais notés. Nous constatons souvent que les organisations gèrent ces tâches individuelles dans une feuille de calcul, mais nous avons une meilleure suggestion !

Si vous utilisez déjà Microsoft 365 au sein de votre organisation, Microsoft Teams pourrait être votre outil pour gérer chaque clôture de fin de mois. Tout d'abord, créez un canal Teams, puis associez un dossier SharePoint à votre canal, en l'utilisant comme référentiel central pour tous les rapports et fichiers dont vous avez besoin. Tous les appels ou discussions au sein de ce canal peuvent également être archivés dans l'onglet des fichiers du canal (voir la capture d'écran ci-dessous).

Une fois que votre canal est construit et que les fichiers sont téléchargés, Office 365 facilite la création et la gestion des tâches au sein de Teams avec Microsoft Planner. Créez vos tâches, indiquez les dates d'échéance, puis assignez-les aux membres de votre équipe ! Chaque utilisateur peut filtrer sa vue pour ne voir que ses propres tâches, puis les marquer comme terminées lorsqu'elles sont prêtes.

Allocations

L'enregistrement des transactions de journal pour les affectations est une partie cruciale de chaque clôture de fin de mois. Bien que ce processus puisse être réalisé au sein de votre ERP, la puissance collective de la fonctionnalité GL Writeback de Velixo et d'Excel fait de vos feuilles de calcul un meilleur outil pour les affectations.

Avec GL Writeback, vous pouvez créer vos transactions de journal directement dans Excel, en utilisant les données introduites dans votre feuille de calcul à partir de votre ERP (grâce à Velixo), puis demander à Excel d'effectuer les calculs mathématiques nécessaires pour vos débits et crédits. Une fois que votre transaction est prête, il vous suffit de cliquer sur un bouton pour importer votre écriture dans votre ERP. Plus besoin de taper manuellement votre transaction ou de télécharger un fichier !

Dans la vidéo ci-dessous, nous abordons deux scénarios : la répartition des dépenses liées aux cartes de crédit entre plusieurs succursales sur la base d'un pourcentage du chiffre d'affaires global, et la répartition des dépenses de loyer par département (sur la base de l'effectif). Jetez-y un coup d'œil pour voir combien de temps vous pouvez gagner chaque mois sur vos affectations !

Rapprochements

Bien que le processus de clôture de fin de mois varie selon le type d'entreprise ou le secteur d'activité, il est toujours nécessaire de procéder à un rapprochement des comptes pour identifier les erreurs et garantir une présentation précise de la situation financière. Certains comptes, comme les comptes fournisseurs, les comptes d'exploitation et les stocks, ont tendance à impliquer un nombre important de transactions, ce qui nécessite d'accorder une attention particulière à ces domaines au moment de la clôture des comptes et du passage à la période financière suivante. En examinant et en agissant tôt et souvent, il est beaucoup plus facile de garder le contrôle de vos rapprochements et de contribuer à une clôture globale réussie !

Nous pensons qu'il s'agit d'un domaine dans lequel Excel et Velixo peuvent apporter des avantages significatifs à l'équipe comptable. Bien que votre ERP contienne toutes les données nécessaires, il peut être pénible de naviguer d'un écran à l'autre pour réconcilier les comptes à fort volume tels que les comptes fournisseurs, les comptes clients et les stocks. Dans notre vidéo ci-dessous, nous expliquons une solution intéressante pour simplifier ce processus, le tout dans un seul classeur Excel.

États financiers

Votre progiciel de gestion intégré vous permettra certainement d'éditer et de générer des états financiers professionnels, mais combien de temps et d'efforts êtes-vous prêt à consacrer à ce processus ? Il est également possible que vous deviez payer un consultant pour créer vos rapports afin d'afficher les données exactes que vous souhaitez voir dans le format souhaité. Même si vous apprenez à construire et à modifier les définitions de rapports dans le mécanisme de reporting de votre ERP, nous constatons que de nombreux utilisateurs veulent vraiment voir leurs données dans Excel.

La possibilité de produire facilement des états financiers de haute qualité, avec un outil comme Excel que vous savez déjà utiliser, est au cœur de Velixo. Nos utilisateurs apprécient la flexibilité et l'amélioration du formatage et des visuels qu'Excel apporte à leurs rapports, tout en ayant accès à des informations supplémentaires. Avec Excel, vous pouvez facilement ajouter des diagrammes, des graphiques, des sparklines, des mises en forme conditionnelles et des images pour mieux communiquer vos données. Jetez un coup d'œil à l'un de nos rapports dans la capture d'écran ci-dessous, et n'hésitez pas à télécharger l'un de nos exemples de rapports sur notre site web.

Partage des rapports

Après la mise à jour et la préparation de vos états financiers, il y aura généralement un groupe de consommateurs de ces informations, y compris le contrôleur, le directeur financier et d'autres cadres de la C-Suite, les directeurs de succursales ou de sites, et les propriétaires. Si vous utilisez Microsoft Outlook, la fonction Liste de distribution de Velixo peut vous aider à automatiser ce processus.

Comment cela fonctionne-t-il ? Après avoir créé une nouvelle liste de distribution, vous pouvez dresser la liste des destinataires de vos rapports dans toutes les lignes de la feuille de calcul. Vous commencez par choisir le format de fichier, le nom de fichier et la sélection d'onglets (si vous n'envoyez qu'un seul onglet ou plusieurs onglets mais pas l'ensemble du classeur). Votre liste peut inclure des adresses électroniques pour des destinataires spécifiques, ainsi que des emplacements de fichiers partagés.

Une fois votre liste de distribution constituée, vous pourrez envoyer tous vos courriels ET sauvegarder vos rapports dans les emplacements de fichiers spécifiés, le tout en un seul clic ! Pour plus d'informations, regardez notre courte vidéo tutoriel ci-dessous ou cliquez ici pour en savoir plus sur la flexibilité de cette fonctionnalité Velixo.

Clôture

Nous espérons que ces suggestions vous aideront à améliorer et à rationaliser votre clôture de fin de mois. Pour consulter les blogs précédents de cette série, ainsi que d'autres contenus utiles relatifs à Velixo, Excel et aux rapports ERP, veuillez visiter notre site Web. Si vous êtes prêt à rejoindre les 600 clients qui utilisent Velixo parallèlement à leur ERP pour leurs besoins financiers et de projets, cliquez ici pour planifier une démonstration.

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