Signal Peak Silica améliore ses rapports grâce à la solution Velixo basée sur Excel
Nous avons récemment rencontré Garrett Thompson, directeur financier, et Josh Moore, vice-président des finances et de l'administration et de la trésorerie de Signal Peak Silica pour en savoir plus sur leur expérience avec Velixo - un logiciel de reporting basé sur Excel pour Acumatica, MYOB Advancedet CEGID.
Signal Peak Silica a démarré ses activités en février 2019, à la suite de la restructuration de Preferred Sands. Les trois anciennes installations de sable en bassin de Preferred opèrent désormais collectivement en tant que société distincte sous le nom de Signal Peak Silica. Elles se concentrent sur la fourniture de sable de fracturation de haute qualité plus proche de l'utilisateur final et s'engagent à être un voisin responsable et sûr dans les communautés où elles opèrent.
La restructuration des entités a apporté de nouvelles opportunités, de nouveaux défis et de nouveaux systèmes qui devaient être mis en place pour favoriser la croissance.
Le défi
Peu après la fusion, SP Silica a mis en place Acumaticaen raison de sa forte croissance et de la nécessité d'améliorer les fonctionnalités de son système ERP.
Cependant, il est rapidement apparu que les systèmes en place n'étaient pas aussi efficaces qu'ils auraient pu l'être et que le processus d'établissement des rapports financiers prenait beaucoup de temps. "La mise en œuvre d'Acumatica a commencé par le téléchargement de l'ancien GL et c'était la première fonction de l'entreprise. Il y a une grande différence entre le fait de pouvoir simplement rafraîchir les données à partir d'Excel et le fait de devoir les extraire manuellement, de les remplir à nouveau dans Excel, puis de les réconcilier à chaque fois que les chiffres changent. Cela prend du temps et ce temps supplémentaire réduit notre capacité à être efficace", a déclaré M. Garrett.
Sans outil de reporting spécifique basé sur Excel, SP Silica devait procéder à de nombreuses manipulations de données, ce qui peut souvent entraîner des erreurs et frustrer les clients et les équipes comptables.
"Dans le cadre de l'établissement des rapports financiers, nous codions en dur la balance de vérification dans le progiciel de reporting et nous n'avions pas connaissance des écritures ultérieures qui y étaient passées. Il arrivait qu'un fournisseur demande un progiciel de reporting, nous lui envoyions le dernier et le meilleur, et même s'il était très qualifié, nous apprenions après coup que des écritures comptables n'étaient pas incluses, et nous devions réactualiser ces progiciels pour les renvoyer à d'importantes parties prenantes", affirme Josh.
Selon Josh, sans Velixo, les états financiers, le reporting et la cartographie de SP Silica vivaient tous dans un fichier Excel sur l'ordinateur d'un employé. Cela signifiait que les données n'étaient pas bien communiquées au sein de l'équipe et que toute modification des chiffres n'était pas automatique et donc traitée de manière inefficace.
"Nous avions besoin d'un outil qui nous permette d'intégrer les classes et le plan comptable de manière dynamique, ce qui signifie que toute modification est répercutée sur l'ensemble du groupe et que nous pouvons tous voir les changements en temps réel".
De telles inefficacités amènent SP Silica à se demander s'il n'y a pas une meilleure façon d'établir nos rapports.
Le chaînon manquant
Après plusieurs mois d'utilisation d'Acumatica, SP Silica a commencé à rechercher une solution de reporting basée sur Excel auprès de son partenaire Acumatica. AIM Solutions.
Avec des employés répartis dans 3 usines, SP Silica avait besoin de quelque chose de fiable et d'une courbe d'apprentissage minimale. En s'associant à Velixo, SP Silica a eu la certitude de toujours travailler avec des données en temps réel.
"Notre partenaire Acumatica est AIM Solutions, et ils ont parlé en termes très élogieux de Velixo et de Gabriel. Nous avons regardé autour de nous et nous n'avons rien trouvé de comparable aux services de Velixo ", a déclaré Garrett. "Nous avons eu un appel avec Gabriel pour discuter de nos besoins et faire une présentation du produit. Il s'est montré très réactif et a envisagé la situation du point de vue d'un consultant, en prenant le temps de comprendre notre activité et en la mettant en œuvre en fonction de nos besoins", a déclaré M. Garrett.
C'est au cours de cette démo que Garret et Josh ont réalisé que c'était ce qu'ils recherchaient.
"Lorsque nous avons commencé à voir les données extraites automatiquement, c'est là que j'ai su que cela ferait une grande différence dans notre travail et nous ferait gagner beaucoup de temps".
Selon Josh, ce qu'il a préféré dans ce processus, c'est l'ouverture d'esprit de Gabriel aux suggestions, aux changements et à l'adaptation du produit au client.
L'une des choses que j'ai aimées dans la mise en œuvre de Velixo et la collaboration avec Gabriel, c'est que lorsqu'il est arrivé de Montréal, il était ouvert aux conversations et aux suggestions : "Ne serait-ce pas génial si le système faisait ceci ou cela ? c'était génial".
Le résultat
Depuis la mise en œuvre de Velixo avec AcumaticaSP Silica a constaté des améliorations majeures en matière de reporting pour l'ensemble de son équipe. Ils ont enfin trouvé une solution qui fonctionnait.
"Velixo a amélioré notre système de rapports financiers mensuels.
Selon Josh, ils ont été en mesure de rationaliser l'ensemble du processus d'établissement des rapports pour les comptables.
"Les réunions sont passées de six heures par mois à une heure et demie pendant le déjeuner. Le processus est beaucoup plus transparent et rapide. La situation s'est améliorée à chaque mise à jour de Velixo", a déclaré Josh.
Avec Velixo, SP Silica peut désormais interroger des IG spécifiques et élaborer des rapports de dépenses spécifiques aux fournisseurs. Cela leur permet d'aller au-delà du simple examen du solde de leurs comptes GL et d'entrer dans un domaine de reporting plus détaillé, en moins de temps.
"Grâce à Velixo, nos bureaux peuvent préparer des rapports pour la direction en moins de 15 jours ouvrables. Auparavant, ce processus durait deux mois. Cette initiative a été très bien accueillie et reconnue par la direction, et nous continuerons à la promouvoir et à l'utiliser".
"Le processus de reporting financier est tellement plus facile avec Velixo. Nous disposons d'un bon fichier qui se met à jour de manière dynamique et nous pouvons produire instantanément des états financiers, des comptes de résultat et des bilans pour n'importe quelle période. Cela nous a permis de rationaliser notre travail de manière significative", a déclaré Josh.
Grâce à des licences d'utilisation illimitées, toute l'équipe de SP Silica et les comptables de l'usine ont bénéficié de Velixo, ce qui a permis de rationaliser, de détailler et de préciser les rapports financiers dans l'ensemble de l'entreprise.
"Le modèle d'écriture de journal de Velixo sera très utile pour la réconciliation de nos livres, l'audit de nos finances, et nos comptables d'usine ont construit des modèles d'écriture de journal très robustes pour lesquels ils utilisent Velixo en dehors des rapports structurés mensuels. Cela nous a été très utile".
Avec 750 millions de personnes dans le monde, l'utilisation d Excel chaque jour, il n'est pas surprenant que de nombreuses entreprises souhaitent continuer à produire des rapports à l'aide de ce formidable outil. Etant basé sur Excel, Velixo Reports vous permet d'utiliser un système que vous connaissez et aimez déjà. Pour SP Silica, dont l'équipe avait besoin d'un produit simple mais sophistiqué, un outil basé sur Excel comme Velixo était la clé.
"Dans mon ancien emploi, l'attitude générale à l'égard d'Excel était que nous devions le dépasser, que nous avions besoin d'un système de reporting plus fiable. Nous avons étudié de nombreux outils de veille stratégique pour répondre à ces besoins, mais nous devons entrer dans les détails au niveau des cellules.
Velixo ajoute 60 fonctions supplémentaires à Excel, vous permettant de travailler avec un produit que vous connaissez et aimez.
"Velixo nous a permis de conserver le format de reporting que l'entreprise a toujours eu. Lors des réunions où nous parlons des comptes de résultats, tout le monde veut tout savoir, et le fait de rester dans Excel nous permet d'obtenir toutes ces informations immédiatement".
La combinaison de la puissance d'Acumatica et de la facilité de Velixo Reports permet à l'ensemble de l'entreprise d'en bénéficier, en particulier à l'équipe financière.
"La combinaison d'Acumatica et de Velixo m'a aidé à mieux faire mon travail parce qu'elle a éliminé les erreurs manuelles et que je ne surprends pas la direction avec des dépenses et des changements qui n'ont pas été pris en compte. Tous les changements sont pris en compte immédiatement et automatiquement", explique Josh.
Qu'est-ce qui vous enthousiasme dans Velixo ?
Grâce à l'ajout constant de nouvelles fonctionnalités, Velixo offre un large éventail d'avantages supplémentaires à toute entreprise. Nos fonctions simples éliminent le besoin d'opérations manuelles, de calculs complexes ou de VLOOKUP, ce qui vous permet d'obtenir des données précises à 100 % et entièrement exploitables sans avoir à mettre à jour manuellement les feuilles de calcul pour qu'elles reflètent les données les plus récentes. SP Silica, qui utilise Velixo depuis peu, n'a pas encore exploré toutes les possibilités du produit.
"Nous sommes très satisfaits jusqu'à présent, mais je pense honnêtement que nous n'utilisons pas Velixo à sa pleine mesure et je suis enthousiaste à ce sujet, j'ai hâte d'y être. De mon point de vue, les rapports de type budget/réel, le fait de pouvoir extraire les données et de les télécharger dans Acumatica et de les récupérer, c'est la prochaine étape. Nous aimerions également élaborer des rapports de gestion et utiliser des comptes statistiques pour nous montrer différentes choses au sein de l'entreprise", a déclaré M. Garrett.
Depuis l'implémentation de Velixo, SP Silica s'est rendu compte qu'il aurait été très avantageux pour eux de l'implémenter en même temps qu'Acumatica.
"Nous aurions grandement bénéficié de la mise en œuvre de Velixo en même temps que celle d'Acumatica. Nous avons appris après coup, à nos dépens, que certains des processus que nous avions mis en place auraient bénéficié d'une meilleure planification et que nous aurions pu tirer parti de Velixo plus tôt", affirme Garrett.
Nous tenons à remercier SP Silica et Slap Five pour cette interview !