Envoi d'e-mails avec des données de tableur et des graphiques dans Velixo 6
Introduite il y a deux ans avec Velixo Reports 4.0, la fonction de distribution de rapports de Velixo a été accueillie avec enthousiasme par nos clients. Pour beaucoup d'entre eux, c'est presque comme un bouton magique "Faites tout pour moi" qui transforme les tâches longues et répétitives en un simple clic.
Le bouton mythique "Do Everything !" - une idée originale de Mike C, CTO d'Acumatica
Pendant que nos utilisateurs profitent des avantages de cette fonctionnalité (en sirotant des cocktails ou en prenant le thé pendant que l'application travaille dur), l'équipe Velixo s'est efforcée de rendre Report Distribution encore meilleur pour vous !
L'optimisation de la distribution des rapports est l'un des thèmes clés de la version 6 de Velixo, et lors de notre dernier webinaire, Pavel vous a présenté les Report Blueprints. Il a également partagé un article de blog approfondi avec nos utilisateurs et enregistré un tutoriel vidéo, expliquant comment vous pouvez générer dynamiquement plusieurs feuilles à partir d'un seul modèle.
Alors que nous terminions le développement de Velixo 6, Fred Reiter, utilisateur de Velixo et directeur informatique chez Scott Fetzer Consumer Brands, nous a contactés pour nous poser une question intéressante :
Est-il possible ou existe-t-il un format pour le champ Corps de l'e-mail qui me permette d'inclure une plage d'une feuille spécifique ? Le rapport quotidien que nous envoyons actuellement comporte un "résumé" qui est envoyé dans le corps de l'e-mail et le classeur est joint. La fonction de liste de distribution est géniale pour créer le fichier et/ou aider à générer l'e-mail, mais je n'arrive pas à trouver un moyen de copier et coller la plage dans le corps de l'e-mail ou peut-être une syntaxe qui me permettrait d'utiliser la plage dans le corps de l'e-mail.
Cela nous a fait réfléchir et, en quelques jours, nous avons trouvé une solution pour Fred !
Comment envoyer un e-mail avec une plage de cellules dans le corps du message à l'aide d'Excel et de Velixo ?
Rien de plus simple ! À partir de votre liste de distribution, il vous suffit de saisir la plage que vous souhaitez inclure dans la colonne Corps de l'e-mail :
Pour différencier un texte normal d'une plage Excel, vous devez placer le signe dièse (#) devant la plage. Vous pouvez également utiliser des plages nommées, comme ceci :
Voilà ! Ça y est ! Voici à quoi cela ressemble :
Les plages de cellules et les graphiques sont convertis en HTML par Excel et inclus dans le corps de l'e-mail par Velixo Reports lors de la distribution du rapport.
Vous joindrez généralement une feuille de calcul ou une exportation PDF aux messages que vous envoyez à partir d'Excel, mais si le corps du message contient déjà tout ce dont vous avez besoin, vous pouvez définir le format sur "Aucun" dans la première colonne de votre liste de distribution :
Note : si vous avez créé votre liste de distribution avant l'installation de Velixo 6, vous ne verrez pas cette option ; vous pouvez l'ajouter à la liste de validation ou simplement créer une nouvelle liste de distribution et copier-coller le contenu de votre ancienne liste dans la nouvelle si nécessaire.
Lectures complémentaires
Documentation sur les listes de distribution
Remerciements
Nous remercions tout particulièrement Fred Reiter, directeur informatique chez Scott Fetzer Consumer Brands, pour cette merveilleuse idée.