Projets et construction avec Velixo

L'un des principaux facteurs de sélection et de mise en œuvre d'un ERP est d'éviter les processus manuels de base qui sont des tueurs de productivité. Il s'agit parfois de copier et coller des données dans Excel ou de saisir manuellement des données d'un classeur Excel dans un système de gestion d'entreprise. Mais soyons clairs : Excel n'est pas le problème. Il y a des centaines de millions d'utilisateurs heureux d'Excel dans le monde entier, qui bénéficient de sa facilité d'utilisation et de ses fonctionnalités robustes. C'est le manque d'intégration avec Excel qui pose problème.

Au cours des derniers mois, nous avons partagé une série d'articles de blog et de vidéos qui explorent les raisons pour lesquelles les rapports ERP sont meilleurs lorsqu'ils sont intégrés à Excel. Avec Velixo Reports, notre puissant complément Excel, vous pouvez vous connecter à des solutions ERP telles que Acumatica, JAMIS Prime, MYOB Advanced, Lexware et Acceo. L'installation ne prend que quelques minutes, et toute personne familière avec Excel peut immédiatement commencer à créer des rapports de qualité professionnelle avec des données ERP en temps réel. Aucune exportation manuelle n'est nécessaire et vos rapports peuvent être actualisés en un seul clic pour afficher les données d'une autre période financière, d'une autre année, d'une autre branche ou d'un autre sous-compte.

L'intégration de votre ERP avec Excel offre de nombreux avantages pour le reporting et l'analyse financière, notamment la familiarité, des visuels et un formatage avancés, ainsi que la possibilité d'utiliser des formules et des calculs complexes. Mais vos besoins en matière de rapports et de feuilles de calcul ne se limitent pas tous aux données financières au sens traditionnel du terme, à savoir les flux de trésorerie, les bilans et la balance des comptes. Comment Excel peut-il vous aider à répondre à d'autres besoins essentiels de votre entreprise ?

Étant donné qu'une grande partie de la clientèle d'Acumatica utilise l'édition Construction et gère des projets et des tâches au sein de l'ERP, nous avons ajouté plus de 35 fonctions Velixo spécifiquement pour le module de gestion de projet et créé un exemple de rapport pour la construction et les projets afin de vous aider à démarrer. Dans cet exemple de classeur, vous verrez plusieurs feuilles de travail à côté d'un "tableau de bord" (illustré ci-dessous), qui peut être utilisé pour visualiser les métriques de haut niveau pour vos projets avec des filtres pour le statut, le chef de projet et la date.

Avec les formules Velixo ajoutées à Excel, vous pouvez créer des rapports de projet détaillés comme celui illustré dans la capture d'écran ci-dessous, qui reprend les données de projet de votre ERP, telles que les montants du budget, le chiffre d'affaires et les soldes de début et de fin ventilés par code de coût. Vous trouverez ici la liste complète des fonctions du module de projet que vous pouvez utiliser pour créer vos rapports.

Si vous utilisez des requêtes génériques dans votre ERP, Velixo peut vous faire gagner du temps en exportant manuellement vos données grâce à la fonction Generic Inquiry. En accédant à vos requêtes via OData, vous serez en mesure d'extraire des informations à jour. Il vous suffit d'écrire la fonction, d'utiliser une fonction supplémentaire de filtre GI si nécessaire, et de regarder vos données se déverser dans votre feuille de calcul ! Puisque vos données sont liées à votre demande et ne sont pas simplement collées dans votre feuille de calcul, votre classeur restera synchronisé avec votre ERP et sera actualisé en fonction des mises à jour futures. Un exemple pourrait être l'utilisation d'une enquête générique pour importer des ID de projet et des tâches afin que vos classeurs soient continuellement mis à jour.

Velixo comprend également des fonctionnalités de restitution qui sont bénéfiques pour ceux qui utilisent le module de gestion de projet. Tout d'abord, la fonction générique de reprise peut être utilisée pour mettre en place des projets avec des tâches et des dates. En outre, vous pouvez créer une nouvelle feuille de reprise des prévisions de projet et établir vos prévisions directement dans Excel. Bien que cette fonctionnalité soit disponible dans l'écran de budget de prévision de projet dans Acumatica, il y a quelques limitations. Par exemple, il est difficile et long d'ajouter des données si vous avez beaucoup de groupes de comptes et de tâches ou si vous devez faire des prévisions pour un grand nombre de périodes financières.

Nous avons un client qui a besoin de faire des prévisions sur cinq ans, ce qui nécessiterait beaucoup de temps et d'efforts pour la saisie des données dans l'ERP. Heureusement, Velixo et Excel rationalisent ce processus et répondent aux besoins de ce client en une fraction du temps ! Pour en savoir plus sur l'utilisation de Velixo pour les prévisions de projets, cliquez ici.

La capture d'écran ci-dessous présente un exemple de feuille de reprise des prévisions de projet. Comme toujours, l'importation de vos données avec les fonctions de reprise de Velixo est aussi simple que de cliquer sur le bouton "Perform Writeback" dans le ruban Acumatica.

Consultez notre courte vidéo ci-dessous pour avoir un aperçu de la manière dont vous pouvez gérer et rendre compte des projets à l'aide de Velixo et d'Excel.

Clôture :

Pour consulter les blogs précédents de cette série et d'autres contenus précieux liés à Velixo, Excel et les rapports ERP, veuillez visiter notre site Web. Si vous êtes prêt à rejoindre les 600 clients qui utilisent Velixo en complément de leur ERP pour leurs besoins financiers et de projets, cliquez ici pour planifier une démonstration.

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