De la déconnexion à la connexion - Partie I
Velixo, notre complément Excel, transforme vos fichiers Excel en établissant une connexion bidirectionnelle entre vos feuilles de travail et votre système ERP. Avec Velixo, vous pouvez dire adieu aux efforts manuels et aux feuilles de travail obsolètes. Des données en direct dans votre format préféré (soyons honnêtes, Excel est tout simplement meilleur que les rapports ERP natifs) changent la donne en termes d'efficacité et de précision.
Nous sommes fiers des notes élevées attribuées par de vrais utilisateurs, qui attestent de la facilité d'utilisation, de la flexibilité et de la faible courbe d'apprentissage de Velixo. C'est pourquoi la plupart des utilisateurs sont opérationnels en quelques jours ! Dans ce blog, nous vous proposons trois options pour démarrer avec Velixo. Si vous êtes déjà un utilisateur chevronné, continuez à lire car vous pourriez y trouver des conseils utiles !
Option 1 : Partir de zéro
L'implémentation d'un ERP demande beaucoup de travail, mais c'est aussi l'occasion d'améliorer et de standardiser les processus. Si votre entreprise a récemment acheté Velixo en même temps que votre nouvel ERP, vous voudrez peut-être laisser ces vieilles feuilles de calcul derrière vous et repartir sur de nouvelles bases.
Nous avons une excellente série de vidéos de démarrage qui vous aide à connecter votre classeur à votre ERP et à utiliser certaines des fonctionnalités de base de Velixo que nos utilisateurs connaissent et apprécient. Mais soyons clairs : vous êtes toujours dans Excel ! Velixo fonctionne de manière transparente au sein d'Excel, ajoutant des fonctionnalités à l'ensemble d'outils flexibles que vous utilisez depuis l'école primaire.
Option 2 : Modifier un modèle
Au risque de paraître répétitif, nous le répétons. Si vous connaissez Excel, vous savez déjà comment utiliser Velixo. Toutefois, dans certaines situations, il est préférable de commencer par un fichier modèle déjà construit. Parfois, il est préférable de modifier un fichier plutôt que de partir de zéro. C'est particulièrement vrai si la fonctionnalité fournie par Velixo vous permet d'effectuer des rapports et des traitements dans Excel qui n'étaient pas réalisables auparavant.
Notre équipe a développé une variété de modèles pour les ERP basés sur Acumatica et également pour Sage Intacct pour plusieurs cas d'utilisation différents : finances, devis, construction, AR & AP, et achats entre autres. Si vous débutez, nous vous recommandons de commencer par notre pack de rapports financiers qui comprend un P&L, un état des flux de trésorerie, une balance de vérification, une feuille de reprise de budget et même un excellent scénario d'allocation.
Une fois que vous avez téléchargé le fichier Excel, vous pouvez facilement faire les ajustements nécessaires pour intégrer vos données. Tout ce que vous avez à faire, c'est
- Modifiez la connexion dans le gestionnaire de connexions pour la relier à vos données ERP.
- Mettez à jour les références du rapport type. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de mettre à jour les références des codes de compte.
- Faites-vous plaisir avec Excel ! Les possibilités sont infinies lorsque vous disposez de données ERP en direct dans vos feuilles de calcul.
Vous souhaitez en savoir plus sur la manière de modifier des exemples de rapports Velixo ? Cliquez ici pour lire notre article d'aide.
Option 3 : Mettre à jour vos classeurs existants
Si vous êtes un utilisateur chevronné d'Excel, il y a de fortes chances que vous disposiez déjà de classeurs fantastiques qui sont peut-être le fruit d'années de mise au point et d'ajustement. Avec les personnes avec lesquelles nous travaillons, nous voyons des feuilles de travail incroyables que nos clients utilisaient auparavant pour les rapports financiers, les devis, les réconciliations, etc.
Si c'est le cas, il peut être judicieux de "Velixoiser" vos classeurs actuels. C'est le meilleur des deux mondes : des feuilles de calcul avec le formatage que vous connaissez et aimez, améliorées par des données en temps réel et des capacités de réécriture.
Voici quelques conseils utiles pour améliorer vos fichiers Excel actuels avec Velixo :
- Utilisez les fonctions de liste de Velixo (voir un exemple ici) ou les fonctions GI/Query avec une liste déroulante de validation des données pour fournir des boîtes de sélection en direct pour les comptes, les sous-comptes, les clients, les fournisseurs, etc.
- Remplacez les cellules de données statiques de votre dernière exportation ou copier-coller par des fonctions Velixo et utilisez des références à des filtres tels que la période financière ou le sous-compte.
- Masquez et/ou protégez des cellules, des colonnes, des feuilles de calcul entières et même la structure du classeur grâce à la fonctionnalité native d'Excel, en veillant à ce que vos formules Velixo ne soient pas modifiées involontairement.
- Chaque cellule de votre classeur peut inclure une fonction Velixo, ce qui garantit que votre formatage et votre mise en page personnalisée sont bien préservés.
C'est exactement ce que le client Yardnique a réalisé en moins de 2 semaines ! Ils ont pu insérer des fonctions Velixo et mettre à jour les rapports financiers que leur entreprise utilisait depuis plus de 20 ans en tant que rapports en direct, tout en conservant exactement le même aspect et la même convivialité de leurs rapports originaux.
Tom Flanagan, contrôleur de Yardnique, déclare : "Avec Velixo, il s'agissait d'une expérience plug-and-play pour nos rapports existants et c'est instantané. Cela nous permet d'économiser 2 à 3 heures chaque fois que j'appuie sur le bouton d'actualisation.
En savoir plus sur notre étude de cas client Yardnique.
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Nous avons la chance de faire partie d'une communauté d'utilisateurs innovants d'Excel qui réalisent de grandes prouesses dans leurs feuilles de calcul ! Avec Excel et Velixo, il est plus facile que jamais d'établir des rapports, de planifier et d'automatiser vos flux de travail. Si vous êtes prêt à rejoindre nos clients qui utilisent Velixo pour donner vie à leurs données ERP dans Excel, cliquez ici pour planifier une démonstration.