Comment Velixo a aidé Hoffman Southwest !
Hoffman Southwest Corp regroupe de nombreuses entreprises qui se consacrent à la fourniture de services d'infrastructures souterraines aux municipalités, aux services publics, aux agences gouvernementales, aux entreprises de construction et d'ingénierie dans toute l'Amérique du Nord.
En affaires depuis plus de 70 ans, avec de multiples entités et plus de 500 employés, Hoffman Southwest avait besoin d'une solution de reporting simple mais efficace comme Velixo pour aider leur équipe comptable à créer des rapports financiers pour de multiples entités. En tant que l'un de nos clients fidèles depuis 2018, Hoffman a connu une efficacité accrue, moins d'erreurs manuelles, un accès plus rapide à des rapports précis et un processus de reporting rationalisé.
Nous nous sommes récemment entretenus avec Sofie Westerlund, contrôleur adjoint, pour en savoir plus sur son expérience avec Velixo.
1. Quels sont les problèmes les plus importants que vous avez rencontrés en matière de reporting et qui vous ont amené à chercher une meilleure solution ?
"Nous n'avons jamais vraiment développé notre reporting dans Acumatica, mais c'était quelque chose dont nous avions besoin. Par exemple, nous avions un rapport qui montrait une tendance historique et nous avions un onglet consolidé pour l'ensemble de l'entreprise, puis un onglet séparé pour chaque entreprise cliente, donc quelque chose comme ça n'était pas efficace, et le fait que nous avions déjà notre reporting configuré avec Acumatica, il a été très facile de faire la transition vers Velixo."
2. Pourquoi Velixo ?
"Le fait qu'il s'agisse d'Excel ! Il était très accessible pour nous tous et ne constituait pas une application distincte à installer. Je pense aussi qu'en raison de la multiplicité de nos activités, de nos unités commerciales et de nos divisions, c'est un moyen facile de reproduire les choses dans les différentes unités. C'est très utile.
3. Décrivez l'expérience de la mise en œuvre.
"Nous avons commencé à travailler avec Acumatica au début du mois de juin et, à la fin du mois, nous devions mettre en place notre système de reporting. Nous avons immédiatement pris contact avec Gabriel de Velixo et nous avons commencé à mettre en place notre classeur. Heureusement, nous avions déjà une grande partie de nos rapports dans Excel, de sorte que la mise en œuvre de Velixo s'est déroulée sans problème. Il s'agissait essentiellement de prendre notre progiciel de reporting existant et de le convertir en formules Velixo. Gabriel a été très réactif et il y avait quelques éléments qui fonctionnaient différemment par rapport à ce que nous avions auparavant, mais il a en fait apporté quelques améliorations à l'outil pendant que nous étions en train de comprendre ce progiciel et de le mettre en place et de le faire fonctionner. Je ne pense pas que nous aurions pu espérer mieux.
4. Comment les rapports basés sur Excel vous ont-ils facilité la vie ?
"De nombreuses tâches de routine ont pu être automatisées. Les rapports en général, le simple fait de pouvoir produire un rapport en 30 secondes au lieu de 10 minutes... ce qui était le cas auparavant, a permis de réduire considérablement le temps consacré à ces tâches. Nous avons définitivement éliminé les éléments manuels de certaines de nos activités de comptabilité et de préparation.
5. Quels sont les avantages supplémentaires que vous avez constatés ?
"Le fait d'utiliser Excel... surtout pour la comptabilité quotidienne, il y a beaucoup de classeurs et beaucoup de choses pour lesquelles nous utilisons Excel, et le fait de pouvoir extraire des informations GL directement dans votre classeur pendant que vous travaillez est très pratique. Si vous devez procéder à des répartitions, vous pouvez effectuer vos calculs directement dans le classeur et extraire les informations GL. Vous avez même la possibilité de télécharger dans Acumatica à partir de Velixo. C'est un tout. Auparavant, nous étions plus manuels.... C'est tout simplement pratique et flexible".
6. Quels sont les facteurs qui ont fait de Velixo le choix évident pour résoudre vos problèmes de reporting ?
"C'est l'un des avantages de Velixo : il est très convivial. Pour quelqu'un qui travaille beaucoup avec Excel, comme c'est le cas de nombreux comptables, la transition vers cet outil est très facile. Il est très logique et flexible. Au lieu d'utiliser Acumatica et de générer tous les rapports, nous avons opté pour Velixo. Nous avons pu reproduire exactement ce que nous avions auparavant, et mieux, en utilisant Velixo.
Nous tenons à remercier Hoffman Southwest, Sofie Westerlund et l'équipe de SlapFive pour cette étude de cas vidéo.
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