Comment ne plus perdre de temps dans la gestion financière
Par Lloyd Smith, président et directeur des opérations, Mindover Software
Perdez-vous votre temps ? Alors que le rythme des affaires s'accélère chaque année, les responsables comptables ne peuvent pas se permettre de perdre du temps. Les responsables financiers d'aujourd'hui ne sont pas seulement chargés des finances, ils sont aussi des chefs d'équipe, des responsables de la cybersécurité, des gestionnaires de risques et des experts en logiciels comptables.
Comment faire tout cela ? En travaillant plus intelligemment et plus efficacement.
Examinons les quatre principaux domaines à prendre en compte pour améliorer l'efficacité.
Tirer parti de la technologie pour améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée
Curieusement, l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée est l'un des principaux moyens d'accroître votre efficacité. Tout le monde, y compris les comptables, s'efforce de trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée. La technologie peut aider ou nuire à vos efforts pour assurer un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Par exemple, les smartphones et les tablettes permettent à chacun de rester en contact étroit. Ces appareils nous permettent de gérer le courrier électronique, d'accéder à certains logiciels basés sur l'informatique en nuage et de consulter les comptes de médias sociaux. Mais ils peuvent aussi nous maintenir en contact trop étroit avec le bureau pendant les vacances et les congés familiaux, des moments où il est préférable de se déconnecter et de se détendre.
Comme toute technologie, les appareils peuvent être nos serviteurs ou nos maîtres. C'est à vous de décider du degré de connexion que vous souhaitez avoir avec votre travail lorsque vous n'êtes pas au bureau. Les systèmes en nuage peuvent certainement faciliter le suivi des informations, la connexion avec les fournisseurs et la réponse aux questions de votre équipe lorsque vous êtes absent.
Améliorer les compétences en matière de gestion du temps
Il existe de nombreux ouvrages, cours et articles destinés à aider les responsables financiers à améliorer leurs compétences en matière de gestion du temps. L'une des méthodes consiste à bloquer du temps sur le calendrier pour les tâches administratives et pour les tâches tranquilles afin de ne pas être interrompu.
Il est important de fixer des limites aux réunions ad hoc. Bien que certaines personnes préfèrent une politique de management "portes ouvertes" dans laquelle les subordonnés peuvent demander et obtenir des réunions à la volée, cela peut perturber la productivité.
L'utilisation d'un logiciel de gestion du temps peut également s'avérer utile. Les calendriers électroniques partagés, par exemple, vous permettent de partager à l'avance des plages horaires de réunion afin que les autres puissent s'organiser en fonction de vos préférences.
Garder une vue d'ensemble
Lorsqu'il s'agit de trouver la bonne technologie, l'astuce consiste à se concentrer sur la situation dans son ensemble plutôt que sur les besoins immédiats. Nous savons que c'est plus facile à dire qu'à faire : après tout, vous devez résoudre les problèmes d'aujourd'hui avant de vous tourner vers les opportunités de demain.
La vue d'ensemble comprend à la fois des éléments internes, tels que ce qui se passe au sein de votre entreprise, et un horizon plus large. Il s'agit notamment des tendances sectorielles, des forces concurrentielles, des changements, des mises à jour et des progrès de la profession comptable.
Toutes ces informations vous aident à mieux comprendre les besoins actuels et futurs. Ces besoins peuvent ensuite guider vos choix technologiques de manière à ce que vous preniez en compte ces deux aspects lorsque vous choisissez un logiciel. Si vous tenez compte des besoins actuels et futurs, vous choisirez un logiciel qui pourra évoluer en même temps que votre entreprise. Il sera adapté à la fois aux besoins actuels et aux défis futurs qui se présenteront.
Utilisez vos systèmes comptables de manière plus efficace
L'ERP en nuage d'Acumatica est un excellent choix moderne pour la comptabilité et les autres fonctions de l'entreprise. Son interface personnalisée et facile à utiliser améliore la flexibilité et l'efficacité. Elle permet d'accéder partout et à tout moment aux informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions. L'automatisation de vos processus financiers vous fera gagner du temps et améliorera la précision des données.
Utilisez les meilleures pratiques et suivez une formation sur votre logiciel. Lorsqu'un logiciel est plus facile à utiliser, il peut être tentant d'apprendre par essais et erreurs, mais investir dans la formation dès le départ vous permettra d'utiliser vos systèmes rapidement et efficacement. Vous pouvez gagner en efficacité avec votre logiciel de comptabilité en regardant les courtes vidéos de conseils et d'astuces Acumatica de Mindover Software.
Vous pouvez arrêter de perdre du temps en créant un équilibre entre vie professionnelle et vie privée, en améliorant vos compétences en matière de gestion du temps, en vous concentrant sur la situation dans son ensemble et en investissant dans la formation.