GL Writeback : créez des affectations, des régularisations et tout type d'écriture GL directement à partir d'Excel avec Velixo Reports 4.0

Mon dernier billet de blog se terminait par l'annonce d'une nouvelle version de notre outil populaire de reporting financier et de projet basé sur Excel, Velixo Reports. Je suis très heureux de vous donner un aperçu des améliorations qui seront incluses dans la version 4.0, en commençant par GL Writeback. Comme tout le reste du produit, GL Writeback a été conçu dès le départ pour les utilisateurs d'Acumatica et de MYOB Advanced.

La barre d'outils de Velixo Reports 4.0 (indice : vous pouvez voir certaines des autres fonctionnalités à venir !)

Acumatica et MYOB Advanced sont livrés avec un module d'allocation intégré qui vous permet de distribuer les soldes des comptes GL sur plusieurs comptes et sous-comptes en fonction de règles d'allocation prédéfinies, mais la réalité est que beaucoup d'utilisateurs s'appuient encore sur des feuilles de calcul. La feuille de calcul est (encore) reine, et nous l'acceptons pleinement avec la nouvelle fonction de reprise de GL.

Au royaume des professionnels de la finance et de la comptabilité, Excel est roi !

Avec Velixo Reports 4.0 et GL Writeback, vous pouvez:

• Récupérer des données en temps réel à partir de n'importe quel grand livre Acumatica ou MYOB Advanced (réel, budget, statistiques, etc.)
• Créer des écritures d'ajustement directement à partir d'Excel, tout en tirant parti de la puissance et de la souplesse des formules Excel.
• Validez et importez de nouvelles transactions en un seul clic, directement à partir d'Excel -Velixo peut ouvrir l'entrée résultante dans votre navigateur Web pour examen ou la poster immédiatement si vous préférez.
• Actualisez votre classeur et voyez les valeurs mises à jour

Cette combinaison puissante et délicieusement intégrée d'Excel + ERP est idéale pour un grand nombre de cas d'utilisation :

• Répartition des recettes et des dépenses en fin de mois
• Opérations de régularisation
• Débloquer des fonds affectés
• Calculs marginaux
• Transactions inter-entités et multi-devises
• Calculs ou écritures GL basés sur des données qui ne sont pas disponibles dans votre ERP

Comment utiliser la nouvelle fonction de reprise de GL

C'est simple ! A partir de n'importe quelle feuille de calcul, commencez par créer une feuille de calcul vierge pour les écritures de GL. Nous nous chargeons de ce processus pour vous lorsque vous cliquez sur GL Writeback -> New Journal Transactions Worksheet.

Le menu GL Writeback vous permet de créer une nouvelle feuille de calcul avec tous les champs dont vous avez besoin.

Vous verrez alors une feuille de calcul qui ressemble (beaucoup) à l'écran familier des transactions du journal :

Une feuille de calcul vierge pour les transactions du journal.

Comme vous l'avez peut-être deviné, tout ce que vous avez à faire à ce stade est de remplir les cases et de saisir les données que vous souhaitez inclure dans votre écriture au journal. Les cellules que vous laisserez vides seront proposées par défaut par le système comme elles le seraient lors de la saisie manuelle de la transaction à partir de votre navigateur web.

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Notre feuille de calcul d'allocation GL complétée - regardez la vidéo pour voir comment il est simple d'importer dans Acumatica.

Dans la vidéo ci-dessus, nous répartissons les dépenses liées à un centre d'appel partagé en fonction du chiffre d'affaires de chacune de nos succursales. Les calculs utilisés dans cet exemple s'appuient sur de nombreuses fonctions que Velixo ajoute à Excel, telles que ACCOUNTTURNOVER(), ACCOUNTTOTALDEBITS() et ACCOUNTTOTALCREDITS(). Vous pouvez également utiliser des fonctions Excel standard et faire référence à d'autres cellules de votre classeur.

La description de notre écriture de journal est dynamique et basée sur le mois et l'année en cours - les formules peuvent être utilisées n'importe où !

Vos feuilles de calcul pour les écritures au journal peuvent être utilisées comme modèles et importées plus d'une fois (chaque semaine, chaque mois, etc.). Un seul classeur/fichier Excel peut également contenir plusieurs modèles d'écritures au journal. Enfin, vous pouvez être assuré que toutes les règles de validation seront appliquées et qu'Excel vous empêchera de comptabiliser une écriture qui n'est pas équilibrée ou qui utilise un compte GL non valide.

Reprise du GL. Oups ! Notre écriture de journal est déséquilibrée !

Mise à niveau