Reprise générique pour la migration des données ERP

Il s'agit du troisième billet d'une série de six qui porteront sur le thème "Pourquoi l'ERP est meilleur lorsqu'il est intégré à Excel". Précédemment, nous avons proposé des recommandations sur la façon de créer un budget collaboratif avec Velixo et Excel, ainsi que 10 astuces Excel pour le reporting ERP. Dans ce billet, nous allons nous plonger dans l'une des fonctionnalités les plus intéressantes de Velixo : La reprise générique.

Velixo est généralement considéré comme une solution basée sur Excel qui vous permet de construire facilement des feuilles de calcul en interrogeant les données actualisées de votre ERP. Les utilisateurs de Velixo peuvent rapidement créer et manipuler des ensembles de rapports financiers et de projets dynamiques grâce à plus de soixante fonctions Velixo puissantes combinées aux capacités natives d'Excel et d'Office 365.

Dans ce billet, nous souhaitons montrer comment Velixo peut également envoyer des données depuis vos feuilles de calcul vers vers votre ERP grâce à nos quatre fonctions d'écriture.

1. GL Writeback: Créez une transaction de journal, telle qu'une allocation de dépenses, et comptabilisez-la dans votre grand livre en un seul clic !
2. Reprise de budget : Créez une feuille de calcul budgétaire, en utilisant Velixo et les fonctionnalités d'Excel, et importez-la dans votre ERP.
3. Réévaluation des prévisions de projets: Créez une prévision pour plusieurs années qui vous permet de prévoir par montant pour certains projets et par quantité ou unités pour d'autres.
4. Reprise générique: Tirez parti des scénarios d'importation Acumatica actifs pour migrer vos données d'Excel vers votre ERP.

Cliquez ici pour visionner de brèves vidéos tutorielles sur les fonctionnalités de reprise de GL et de budget, et restez à l'écoute pour un prochain blog qui explorera la reprise des prévisions de projet. Pour l'instant, nous allons nous pencher sur la façon dont vous pouvez utiliser la fonction de reprise générique de Velixo pour vous faire gagner du temps et économiser des efforts !

Migration des données avec la réécriture générique

Si vous avez déjà importé des données dans Acumatica, vous vous souvenez probablement du processus. Tout d'abord, vous devez vous rendre dans le scénario d'importation, télécharger la feuille de calcul et ajouter vos données. Une fois que vous avez votre feuille de calcul, vous devez naviguer jusqu'à l'écran Importation par scénario, sélectionner le bon scénario, télécharger et préparer le fichier, puis cliquer sur Importer.

Avec Generic Writeback, Velixo vous garde dans votre classeur et vous permet d'importer des données directement dans Acumatica sans jamais quitter Excel ! Créez simplement une nouvelle feuille de calcul Generic Writeback, insérez vos données, puis cliquez pour importer la feuille de calcul dans votre ERP !

Simplifier votre processus de migration de données en masse avec Generic Writeback est un excellent moyen d'économiser du temps et des efforts, mais ce n'est pas le seul cas d'utilisation de cette fonction Velixo ! En fait, vous pouvez inclure plusieurs fonctions de réécriture sur la même feuille de calcul, chacune utilisant des scénarios d'importation différents, et utiliser la réécriture générique pour les traiter toutes en même temps en un seul clic. Quel pourrait être le bon cas d'utilisation de cette fonction ?

Exemple générique de réinscription

Supposons que votre entreprise fournisse à ses clients un grand nombre de devis, qui se transforment ensuite en commandes. De nombreux secteurs d'activité utilisent des feuilles de calcul de devis construites dans Excel et conçues pour répondre à leurs besoins spécifiques. Lorsqu'une affaire est conclue, quelqu'un doit se connecter à l'ERP et créer un nouvel enregistrement client, mettre en place un projet avec des tâches et créer une nouvelle commande client avec les articles en stock et les informations relatives à la main-d'œuvre de la feuille de calcul Excel.

Velixo peut vous aider dans ce processus de plusieurs manières. Tout d'abord, vous pouvez utiliser la fonction Generic Inquiry pour récupérer les prix existants pour les articles qui seront utilisés pour le devis. Au lieu de vous fier à des listes de prix manuelles qui doivent être mises à jour et synchronisées, Velixo s'assurera que vous disposez toujours d'informations actualisées provenant directement de votre ERP. Vous trouverez ci-dessous un exemple de liste de prix élaborée dans Excel à l'aide de la fonction Generic Inquiry.

Une fois que vous disposez de votre liste de prix, vous pouvez créer ou modifier votre feuille de calcul de devis existante avec plusieurs fonctions de reprise. Par exemple, vous pouvez créer une formule de reprise pour créer un nouvel enregistrement client et une autre pour créer une commande client. Vous pouvez ensuite importer les deux enregistrements en un seul clic !

La cellule D9 de l'image ci-dessous comprend une fonction de reprise qui enverra les informations sur le client de la ligne 8 à Acumatica par le biais du scénario d'importation Importer des clients AR afin de créer un nouvel enregistrement client. Le statut de la cellule D9 est actuellement en attente car la fonction de reprise n'a pas encore été exécutée, mais il changera pour indiquer "Ligne téléchargée" lorsqu'elle sera terminée.

Jetez un coup d'œil à notre vidéo ci-dessous pour voir comment Generic Writeback est suffisamment flexible pour aider à la migration des données, ainsi qu'à une variété d'autres cas d'utilisation en fonction des besoins de votre organisation !

Clôture :

Avec Velixo, vos données n'arrivent pas toujours dans Excel pour être analysées. Les fonctions de réécriture vous permettent d'importer vos données sans jamais quitter votre classeur.

Si vous êtes prêt à rejoindre les 600 clients qui utilisent Velixo en complément de leur ERP pour leurs besoins financiers et de projets, cliquez ici pour planifier une démonstration.

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