Oubliez les lignes zéro dans vos rapports de solde avec ACCOUNTS...WITHHISTORY

L'un des principaux objectifs de Velixo 6, qui comprenait une mise à jour majeure de l'add-in de reporting Acumatica ERP plébiscité par les utilisateurs, était d'améliorer l'expérience autour des lignes redondantes de solde zéro dans nos rapports.

Il est facile de comprendre que toutes les lignes à zéro(surtout lorsque l'on a plusieurs comptes à suivre !) produisent un certain encombrement visuel et peuvent détourner l'attention du lecteur des autres lignes du rapport, qui sont plus significatives.

Pour nous aider à éviter le problème des lignes nulles dans nos rapports de solde de compte, Velixo 6 propose deux nouvelles fonctions de liste : ACCOUNTSWITHHISTORY et ACCOUNTSANDSUBACCOUNTSWITHHISTORY .

Pour commencer doucement, examinons un exemple de la première fonction.

Certains d'entre nous sont peut-être déjà familiers avec EXPANDACCOUNTRANGE de Velixo 5. À première vue, ACCOUNTSWITHHISTORY fait exactement la même chose : elle renvoie simplement une liste de comptes dans l'intervalle spécifié. Il s'avère cependant qu'il y a une différence très tangible dans les résultats des fonctions.

Voyons si vous pouvez le repérer !

Voici un exemple de balance de vérification utilisant la fonction EXPANDACCOUNTRANGE de Velixo 5 :

Et voici la même balance de vérification, construite à l'aide du logiciel ACCOUNTSWITHHISTORY de Velixo 6 :

Vous avez trois secondes !

Un...

Deux...

C'est exact ! Avec la nouvelle fonction ACCOUNTSWITHHISTORY, il n'y a pas de lignes de zéro dans notre balance de vérification!

C'est un peu comme EXPANDACCOUNTRANGE sur les stéroïdes : en plus de produire un tableau dynamique de codes de comptes à partir de l'expression de l'intervalle (par exemple 10000:39999), il filtrera également les comptes de l'intervalle qui n'ont ni solde ni activité dans l'intervalle de temps spécifié.

Si vous êtes intéressé par le fonctionnement interne de la fonction, sachez qu'il n'a rien de sorcier : ACCOUNTSWITHHISTORY analyse chaque compte répondant à l'expression de l'intervalle - un par un - et décide ensuite de le filtrer ou non. Si vous omettez les arguments optionnels, la fonction vérifie par défaut les soldes et les mouvements non nuls dans tous les livres, branches et sous-comptes de la connexion Acumatica.

Vous pouvez toutefois restreindre davantage la recherche en ordonnant à la fonction de ne vérifier que les soldes et les activités dans les limites du grand livre, du sous-compte et/ou de la succursale spécifiés :

Notez cependant que c'est très important pour faire correspondre les paramètres de ACCOUNTSWITHHISTORY (y compris les paramètres optionnels !) avec les paramètres de vos fonctions de calcul de solde :

Dans l'exemple ci-dessus, toutes les fonctions Velixo de solde et de chiffre d'affaires sont limitées au grand livre RÉEL, à la branche PRODWHOLE et à la période financière 01-2018.

Selon la règle ci-dessus, nous devons spécifier exactement les mêmes paramètres à la fonction ACCOUNTSWITHHISTORY, et ne pas imposer de filtrage supplémentaire, par exemple par sous-compte. Cela permettra d'assurer :

• D'une part, qu'il n'y ait pas de lignes de zéro dans la balance de vérification ;
• D'autre part, que nous n'omettions pas accidentellement des comptes légitimes avec un solde ou une activité.

Votre entreprise produit-elle des rapports de solde détaillés par sous-compte ?

Il n'y a toujours pas de problème.

Pour ce faire, nous pouvons utiliser la deuxième fonction Velixo 6, appelée ACCOUNTSANDSUBACCOUNTSWITHHISTORY. Elle a les mêmes paramètres que ACCOUNTSWITHHISTORY, mais au lieu de produire une simple liste de comptes, elle produit un tableau de combinaisons de comptes et de sous-comptes.

Notez l'étendue bidimensionnelle des déversements des fonctions :

En utilisant un mécanisme similaire à celui décrit précédemment, ACCOUNTSANDSUBACCOUNTSWITHHISTORY filtre toutes les combinaisons de comptes et de sous-comptes qui n'ont pas de solde ou d'activité dans la période financière spécifiée.

Êtes-vous prêt pour le niveau master ?

Rendons les choses encore plus complexes en affirmant que nous ne sommes en fait intéressés que par le premier segment du sous-compte - qui, dans l'exemple ci-dessus, est simplement constitué des trois premiers symboles du code du sous-compte.

Pouvons-nous faire en sorte que les comptes et sous-comptes avec historique respectent ce principe et ne nous montrent que des combinaisons uniques telles que "10100 - 000", "10100 - CON", "10100 - ELE", etc. Et si oui, pouvons-nous nous assurer que les fonctions de solde correspondantes agrègent également le deuxième segment de sous-compte ?

La réponse est "oui" aux deux questions.

Permettez-moi de vous présenter une autre fonction Velixo 6, appelée UNIQUEBYPATTERN. Elle possède trois entrées simples et une sortie sous forme de tableau.

En tant qu'intrant, il prend :

• Une plage de sources - peut également être un tableau ou un tableau dynamique.
• Index numérique d'une colonne de la plage source.
• Un modèle permettant d'agréger les valeurs de cette colonne. Le motif prend la forme d'une chaîne de caractères comme ### ???, où le symbole "#" signifie "conserver ce symbole dans la sortie", et " ?" signifie "omettre ce symbole de la sortie".

En conséquence, la fonction "réduit" le tableau source en regroupant les valeurs de la colonne spécifiée par le motif. Elle affiche ensuite les lignes uniques du tableau résultant.

Cela peut sembler complexe, mais soyez indulgent, cela prendra tout son sens lorsque nous verrons un exemple.

Comme d'habitude avec Excel, l'argument "table source" peut commodément être le résultat d'une autre fonction. Voyons ce qui se passe si nous passons le résultat de notre appel ACCOUNTSANDSUBACCOUNTSWITHHISTORY par UNIQUEBYPATTERN.

Nous spécifierons 2 comme index de colonne (exactement l'endroit où les sous-comptes se trouvent dans la sortie de ACCOUNTSANDSUBACCOUNTSWITHHISTORY), et nous concevrons la chaîne de motifs de manière à "conserver" les trois premiers symboles du sous-compte tout en "omettant" le deuxième segment.

Le résultat ?

C'est exactement ce que nous voulions - un tableau de codes de comptes et les premiers segments de codes de sous-comptes - et rappelez-vous que nous nous assurons toujours que toutes ces combinaisons ont un solde ou une activité non nuls dans l'intervalle de la période !

Après avoir résolu cette énigme, il ne reste plus qu'à spécifier une expression de plage appropriée pour l'argument de sous-compte dans toutes nos fonctions de solde et de chiffre d'affaires. Nous devons le faire afin d'additionner les soldes du deuxième segment de sous-compte, que nous avons omis dans le rapport. Le résultat final ressemble à ceci :

Problème résolu.

En résumé, nous venons de voir les deux nouvelles fonctions puissantes de Velixo 6 destinées à nous aider à éviter les lignes de zéro dans nos rapports de solde de compte. La règle de base est la suivante :

• Si nous avons besoin de soldes au niveau des comptes, nous devons utiliser ACCOUNTSWITHHISTORY.
• Si des détails par sous-compte sont requis, utilisez ACCOUNTSANDSUBACCOUNTSWITHHISTORY.
• Enfin, dans les scénarios où nous ne sommes intéressés que par les détails de certains segments de sous-comptes, le résultat ACCOUNTSANDSUBACCOUNTSWITHHISTORY peut être traité à l'aide de la puissante fonction UNIQUEBYPATTERN.

Maintenant, après avoir jeté les rangs zéro à bord, c'est une navigation heureuse avec Velixo 6 !