Excel pour les rapports consolidés [avec éliminations]

Si vous supervisez les finances d'une organisation comptant plusieurs sociétés, vous savez que ce n'est pas une mince affaire que de maîtriser la clôture mensuelle, d'éliminer les transactions inter-sociétés et de produire les états financiers exacts dont ont besoin les banques, les investisseurs et les cadres supérieurs. 

De nombreuses solutions logicielles peuvent vous faciliter la vie, mais elles ont tendance à être complexes et coûteuses. Dans ce billet, nous expliquons pourquoi Excel (avec Velixo) devrait être votre outil de prédilection pour les rapports consolidés. 

Utilisez un outil familier avec vos données réelles.

Bien que votre entreprise ou organisation puisse proposer et fournir des solutions de reporting complexes (et coûteuses), nous oublions parfois qu'il y a une courbe d'apprentissage pour chaque nouveau progiciel. Comme tout le monde sait utiliser Excel, le personnel comptable a tendance à choisir par défaut l'option "exporter vers Excel". Après l'exportation, vous pouvez facilement manipuler vos données, ajouter le formatage souhaité et générer rapidement des rapports professionnels.

Velixo améliore considérablement votre expérience Excel/ERP en vous épargnant l'exportation. Au lieu de cela, interrogez vos données ERP directement à partir de votre classeur grâce aux nombreuses fonctions Velixo ajoute à Excel et regardez vos données se déverser dans votre feuille ! Mieux encore, vous pouvez actualiser votre feuille à tout moment pour obtenir les données les plus récentes de votre ERP. Ceci est particulièrement important en fin de mois, lorsque vous effectuez de nombreux ajustements et que vous avez besoin de voir les mises à jour immédiatement.

Lorsque vous créez vos rapports, vous pouvez spécifier les branches ou les entreprises pour lesquelles vous souhaitez extraire des données directement dans vos formules. Vous pouvez également utiliser une référence fixe dans vos formules à un menu déroulant de validation des données avec des sélections pour des branches individuelles, des entreprises ou une vue consolidée. Lorsque vous passez à une branche ou à une société différente, ou à un rapport consolidé complet, votre feuille de calcul est automatiquement mise à jour.

Éliminez facilement les transactions interentreprises.

Toute organisation à succursales multiples ou à sociétés multiples ayant des transactions intersociétés doit en outre éliminer ces éléments de ses états financiers consolidés afin de donner une image fidèle de sa situation financière. L'approche typique d'un ERP consiste à isoluer toutes les transactions inter-compagnies à un ensemble spécifique de comptes (ex : recettes inter-compagnies, dépenses inter-compagnies), ou d'utiliser un segment de sous-compte pour marquer les transactions comme inter-compagnies.

Avec Velixo, vous pouvez reprendre ces codes de compte ou de sous-compte dans vos formules et créer une colonne Éliminations dans votre feuille de calcul. Ajoutez un calcul Excel de base et vous aurez généré votre état financier consolidé précis ! Une fois votre rapport créé, il vous suffit de changer le filtre de la période financière le mois suivant pour voir les chiffres mis à jour.

Rappel : Bien qu'Excel et Velixo vous permettent d'élaborer facilement vos rapports financiers et de projet complets, nous vous offrons une variété d'exemples de rapports gratuits. modèles de rapports gratuits que vous pouvez télécharger et modifier en fonction de vos besoins.

L'audit n'est qu'à un clic de souris grâce à l'exploration intelligente.

Il est naturel et courant d'examiner les données sous-jacentes qui correspondent aux chiffres de vos rapports financiers. Avec Velixo, nous vous facilitons la tâche grâce à notre fonctionnalité d'exploration. Il vous suffit de sélectionner la cellule contenant le chiffre que vous souhaitez examiner et de cliquer sur "Drilldown" dans le ruban Excel. Cela ouvre un nouvel onglet de feuille de calcul qui affiche des informations sommaires correspondant aux spécifications de la fonction Velixo utilisée dans la cellule. La feuille d'exploration comprend des liens vers la cellule source, ainsi que vers les résultats de l'enquête générique correspondante, ce qui vous permet de naviguer facilement dans votre ERP.

Différentes instances ou différents locataires ? Pas de problème !

Alors que certaines solutions vous limitent à une seule source de données, ce n'est pas un problème avec Velixo. Nous savons qu'en fonction de la structure et de la taille de votre organisation, vous pouvez avoir plusieurs locataires ou même plusieurs instances pour vos données ERP. Velixo vous permet d'ajouter de multiples connexions à votre classeur, de sorte que vous pouvez construire un ensemble de rapports financiers véritablement consolidé dans un seul classeur. A titre d'exemple, nous avons vu une feuille de calcul Excel avec des connexions à plus de quarante locataires !

Si vous avez déjà utilisé la fonction de consolidation dans Acumatica, vous savez qu'elle crée une seule transaction de consolidation par période financière et que vous perdez la visibilité de l'historique détaillé des transactions lorsque vous effectuez un zoom avant. Velixo Reports surmonte cette limitation en permettant de construire des rapports qui incluent des données provenant de plusieurs sociétés et locataires, sans avoir à les consolider au préalable. La puissante fonction Smart Drilldown prend entièrement en charge les consolidations, vous permettant d'explorer les différents locataires et sociétés impliqués dans un calcul.

Gérer des rapports avec plusieurs devises.

Si votre organisation est internationale et compte plusieurs sociétés, vous devrez convertir la devise fonctionnelle de chaque filiale dans la devise de présentation de la société mère avant de pouvoir consulter vos états financiers consolidés. Bien qu'Excel dispose d'une option intéressante pour la conversion des devises, nous vous recommandons de construire vos formules dans votre tableur en utilisant le registre de conversion de votre ERP.

Vous trouverez ci-dessous une capture d'écran d'un classeur qui utilise cette fonctionnalité. Remarquez que la cellule F8 montre que nous visualisons la devise locale pour toutes les différentes sociétés (États-Unis, Italie, Japon, etc.).

Avec un peu de magie Excel, vous pouvez alterner entre les monnaies fonctionnelles locales et la monnaie de présentation de votre société mère. Voir ci-dessous pour une vue en USD.  

Nous comparons maintenant des pommes avec des pommes. Avec Excel et Velixo, vous pouvez réduire considérablement le temps nécessaire à l'élaboration d'états financiers consolidés complets !

Si vous êtes prêt à rejoindre les 900 clients qui utilisent Velixo pour donner vie à leurs données ERP dans Excel, cliquez ici pour planifier une démonstration.

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