Velixo, c'est plus que de l'information financière

L'une des parties les plus gratifiantes de mon travail est de rencontrer des personnes dévouées issues de tous les types d'industries et d'apprendre comment elles utilisent Microsoft Excel de manière créative pour gérer leur entreprise et relever des défis uniques. De la budgétisation et des rapports financiers à la gestion de structures de prix complexes, de projets ou de commissions, les cas d'utilisation et les possibilités d'Excel sont infinis.

Velixo, notre module d'extension pour Excel, donne un coup de fouet aux classeurs de nos clients en éliminant les efforts manuels grâce à une connexion bidirectionnelle entre Excel et les différents systèmes ERP que nous prenons en charge. Je suis incroyablement impressionné de voir comment notre outil, combiné à l'ingéniosité de nos utilisateurs, permet d'économiser des heures (et parfois des jours) d'efforts chaque mois.

Je suis convaincu qu'Excel (avec Velixo) est le meilleur outil pour créer des rapports financiers de qualité professionnelle. Mais je veux aussi que nos utilisateurs actuels et futurs sachent que Velixo peut faire beaucoup plus. Dans ce blog, nous mettrons en lumière plusieurs façons dont Velixo peut vous aider au-delà du reporting financier.

Citation

Bien sûr, il existe des outils CPQ fantastiques qui offrent des fonctionnalités impressionnantes, mais ils peuvent être coûteux et difficiles à mettre en œuvre. Si vous établissez déjà des devis dans vos feuilles de calcul, il vous suffit de quelques formules Velixo pour réduire considérablement le temps d'estimation. Voici quelques points forts à prendre en compte :

• La validation des données garantit l'exactitude. Plutôt que de taper le nom d'un client ou d'ajouter un article en stock à partir d'un catalogue statique, pourquoi ne pas choisir dans une liste déroulante remplie de données ERP en temps réel ?
• Masquez ou protégez tout onglet de source de données que vous ne souhaitez pas que les représentants commerciaux modifient (intentionnellement ou accidentellement).
• Importer le devis dans l'ERP et créer tout autre enregistrement pertinent (enregistrement client, projet, etc.) avec la reprise générique.

Commissions de vente

La plupart des systèmes ERP proposent une sorte de module de commissions avancé avec une fonctionnalité fantastique pour calculer des commissions de vente complexes avec des splits et une variété d'incitations spéciales. Cependant, nous constatons que pour beaucoup de gens, cette fonctionnalité dépasse ce qui est vraiment nécessaire, de sorte qu'en fin de compte, beaucoup de gens se contentent d'exporter les données de vente de leur ERP et d'effectuer les calculs dans Excel.

Voici quelques raisons pour lesquelles le calcul des commissions dans Excel (avec Velixo) est une excellente option :

• Il suffit d'une simple actualisation pour obtenir les données de vente nécessaires à partir de l'ERP.
• Gérez vos primes, vos paliers et tout ce dont vous avez besoin dans votre classeur Excel, que vous pouvez facilement mettre à jour à tout moment.
• Utilisez la fonctionnalité Writeback de Velixo pour renvoyer des enregistrements dans l'ERP, par exemple des factures AP pour payer des représentants commerciaux externes.

Comptabilité des projets

Chaque entreprise a ses propres exigences en matière de visualisation et de gestion des projets. Les rapports et tableaux de bord disponibles dans votre système ERP sont certainement utiles, mais nous rencontrons constamment des utilisateurs de Velixo qui préfèrent voir leurs données de projet dans Excel.

Avez-vous besoin de voir les comptes de résultat d'un projet par compte GL, plutôt que par groupe de comptes ? Vous auriez du mal à vous y retrouver dans l'ERP ! Ce besoin s'est présenté récemment et nous avons pu le réaliser assez simplement avec Velixo. Voir ci-dessous pour un exemple.

Pour en savoir plus sur les possibilités offertes par Velixo en matière de gestion de projet, consultez notre exemple de rapport et lisez notre étude de cas sur l'un des super-utilisateurs de nos projets : Mid-States Companies.

Allocations

Vous est-il déjà arrivé de passer des journées entières à établir un budget, mais de devoir ensuite attribuer des valeurs budgétaires à des sous-comptes granulaires (ou, selon votre ERP, à des dimensions) afin de mieux planifier ou rendre compte de vos pertes et profits ?

Deux autres exemples me viennent à l'esprit :

• La conformité DCAA et le processus d'allocation des coûts indirects. Certains de nos clients utilisent Velixo pour automatiser ce processus très complexe et sujet aux erreurs afin de rester en conformité avec les taux de coûts dans le cadre de la comptabilité des contrats gouvernementaux.
• Le calcul et l'affectation de charges d'intérêts complexes par sous-compte, sur plusieurs périodes et dans plusieurs branches, en utilisant différents modèles d'intérêts, ont changé la donne pour l'un de nos clients à but non lucratif.

Grâce à Excel, aux fonctions de Velixo et à nos fonctions de reprise, le processus d'attribution des données est plus facile, plus souple et automatisé. Nos clients ont créé des classeurs qui automatisent de telles affectations pour les données réelles avec notre fonction de reprise des écritures de journal, ou pour les budgets avec notre fonction de reprise des budgets. Ils ont ensuite intégré ces classeurs dans leurs processus d'entreprise, ce qui leur a permis d'économiser des jours de travail manuel chaque mois et de rester en conformité avec les exigences comptables.

Questions et demandes de renseignements

L'un de nos clients compte des dizaines d'utilisateurs Velixo qui, tout au long de la semaine, consultent en permanence des classeurs Excel en mode consultation. Pourquoi ? Parce que les feuilles de calcul améliorées par Velixo fournissent toutes les données dont ils ont besoin pour bien faire leur travail. Ces personnes n'ont même pas besoin de se connecter à l'ERP !

Velixo ne se contente pas d'extraire les soldes des comptes. S'il y a une demande ou une requête dans votre ERP que vous exportez fréquemment, pour une raison ou une autre, pourquoi ne pas sauter l'étape manuelle et accéder aux données directement à partir d'Excel ?

Rapprochements

Y a-t-il des données dont le rapprochement au sein de votre ERP prend actuellement beaucoup de temps ? Par exemple, devez-vous passer d'un écran à l'autre pour visualiser différentes transactions et rapports provenant de différents modules ? Bien que cela soit possible dans votre plateforme, Excel est probablement une meilleure option.

Nous avons un client qui passait beaucoup de temps à réconcilier les bons de commande avec les reçus et les factures, puis à utiliser des calculs Excel pour identifier les mesures et les indicateurs clés de performance importants. Avec Velixo, il dispose désormais d'une feuille de calcul unique qui, après sélection d'un bon de commande, renvoie toutes les informations nécessaires dans un format facile à digérer en quelques secondes.

Parfois, il n'y a pas de substitut à Excel !

Oubliez la personnalisation

Velixo travaille avec des systèmes ERP de classe mondiale, chacun ayant ses propres capacités à personnaliser la logique d'entreprise et à ajouter des fonctionnalités uniques. Cependant, toute personne ayant une expérience de la mise en œuvre d'un ERP sait que la personnalisation n'est pas toujours la meilleure option si l'on tient compte des coûts et des problèmes de mise à niveau.

Dans de nombreux cas, Velixo comble une lacune dans l'ERP qui, autrement, nécessiterait une personnalisation, ce qui permet d'économiser beaucoup de temps et d'argent. En voici quelques exemples :

• Exigences uniques pour la mise à jour des coûts standard.
• Modifier facilement la conception du formulaire des documents avant leur distribution.
• Configurer des devis de vente ou de projet complexes.

Planification et budgétisation

Viennent ensuite toutes les tâches stratégiques de planification et de budgétisation. Avec Velixo, le processus de planification de vos objectifs stratégiques, puis la création de budgets en distribuant les données prévisionnelles entre les comptes, les périodes, les succursales, les départements, etc... est rendu beaucoup plus facile grâce à la flexibilité d'Excel et aux fonctions et fonctionnalités de Writeback de Velixo.

Certains de nos clients qui avaient l'habitude de créer leurs budgets une fois par an ont pu automatiser l'ensemble de leur processus budgétaire, économisant ainsi un nombre incalculable d'heures de travail. De nombreux clients ont ensuite introduit des budgets glissants mensuels, qui sont exécutés et recalculés automatiquement à la fin du mois. Cela a ouvert une toute nouvelle phase dans leur activité et leur a permis d'être plus précis, ce qui leur a permis de prendre de meilleures décisions pour leur entreprise.

Rapports financiers

Soyons clairs : nous n'essayons pas de critiquer ceux qui n'utilisent Velixo que pour le reporting financier en temps réel. La flexibilité d'Excel et les fonctionnalités supplémentaires de Velixo transforment la façon dont nos clients découpent les données tout en économisant d'innombrables heures de travail manuel par mois. Ce n'est pas pour rien que nous sommes très appréciés des directeurs financiers et des contrôleurs de gestion de tous les secteurs d'activité !

Une fois les rapports élaborés, une simple actualisation permet de s'assurer que vous travaillez avec les données ERP les plus récentes. Examinez les rapports dans Excel et tirez parti des nombreuses fonctions de collaboration d'Excel, SharePoint Online, Teams incluses dans votre abonnement à Microsoft 365.

Vous voulez en savoir plus ?

Nous avons la chance de faire partie d'une communauté d'utilisateurs innovants d'Excel qui réalisent de grandes prouesses dans leurs feuilles de calcul ! Avec Excel et Velixo, il est plus facile que jamais d'établir des rapports, de planifier et d'automatiser vos flux de travail. Si vous êtes prêt à rejoindre nos clients qui utilisent Velixo pour donner vie à leurs données ERP dans Excel, cliquez ici pour planifier une démonstration.