L'épreuve de force du reporting ERP : Pourquoi Excel avec Velixo est préféré à la BI et aux outils de reporting natifs

Voici le sixième et dernier billet de notre série "Pourquoi l'ERP est meilleur lorsqu'il est intégré à Excel". Dans ce billet, nous allons explorer les raisons pour lesquelles les utilisateurs préfèrent Excel et Velixo aux solutions BI et aux outils de reporting ERP natifs pour leurs besoins de reporting.

1 : Familiarité

La plupart d'entre nous n'aiment pas passer du temps à apprendre de nouveaux logiciels. Cela est d'autant plus vrai si vous gérez déjà vos tâches quotidiennes à l'aide de plusieurs systèmes, ou si vous êtes en train de mettre en œuvre un système ERP ou l'avez récemment terminé. Même si vous maîtrisez la fonctionnalité de reporting de votre ERP, nous savons que de nombreux utilisateurs se contenteront inévitablement d'exporter leurs données dans Excel pour les analyser et les manipuler.

L'un des avantages de Velixo est que si vous connaissez déjà Excel, vous savez déjà comment utiliser Velixo. Une fois Velixo téléchargé (un processus qui ne prend qu'environ 30 secondes), toute personne familière avec Excel peut immédiatement commencer à créer des rapports professionnels avec des données Acumatica en utilisant les outils et les fonctions supplémentaires que Velixo fournit. Épargnez-vous la courbe d'apprentissage d'un nouveau système BI ou d'un nouvel outil de reporting !

2 : Rapports basés sur la date

Avec l'Acumatica Analytical Report Manager (ARM), vous êtes limité aux rapports basés sur la période financière. Pourtant, certains utilisateurs d'Acumatica, comme ceux du secteur de la vente au détail, peuvent souhaiter consulter leurs données financières par semaine. Velixo répond à ce besoin et offre la possibilité d'effectuer des rapports basés sur la date. Vous trouverez ci-dessous un exemple de rapport construit à partir du calendrier de la vente au détail, ce qui permet de faire des comparaisons précises entre les années ! En outre, vous pouvez cliquer ici pour regarder une courte vidéo sur les capacités de Velixo en matière de rapports basés sur la date.

3 : Connexion facile entre Excel, Word et PowerPoint

N'oubliez pas qu'Excel n'est qu'un élément de la suite Office 365. Souhaitez-vous ajouter vos graphiques et tableaux à Word ou PowerPoint et faire en sorte que les données soient automatiquement actualisées lorsque vous actualisez vos données ou modifiez vos paramètres dans Excel ? Microsoft vous facilite la tâche en vous permettant de les coller sous forme de lien. Vous trouverez ci-dessous un court tutoriel vidéo.

4 : Collaboration, suivi des versions et des changements

Il y a de fortes chances que plusieurs personnes créent et consultent vos rapports financiers et de projet. Si vous utilisez Teams, SharePoint ou OneDrive, vous disposez de plusieurs options pour créer un référentiel central pour vos documents, y compris vos rapports Velixo. Avec Office 365, vous pouvez suivre les modifications, laisser des commentaires aux membres de votre équipe, ajouter des couches de protection à vos classeurs et feuilles de calcul, et revenir aux versions précédentes si nécessaire !

Voir ci-dessous notre vidéo sur les conseils pour collaborer avec d'autres personnes sur vos classeurs Excel, et cliquer ici pour notre vidéo sur SharePoint et OneDrive.

5 : Rapports provisoires

L'exactitude est essentielle pour qu'un rapport financier ait de la valeur, mais qu'en est-il de l'exactitude ET de la flexibilité ? Avec Velixo, vous pouvez décider d'inclure ou d'exclure les transactions non comptabilisées/non libérées. Cela vous permet de visualiser les rapports provisoires de fin de mois ou de fin d'année plusieurs semaines à l'avance ! Créez vos formules pour inclure les transactions non comptabilisées ou utilisez une combinaison de case à cocher et de déclaration IF pour basculer d'un côté ou de l'autre !

6 : Mélanger des données provenant de plusieurs sources dans un seul rapport

Dans Acumatica, l'ARM est limité à une seule source de données. Avec Excel et Velixo, vous pouvez inclure des fonctions qui récupèrent les données de tous les modules Acumatica pris en charge et fusionner les chiffres avec des données externes intégrées dans votre feuille de calcul par le biais de connexions de données externes (OData, SQL, etc.). Par exemple, l'un de nos clients récupère des données RH à partir d'un système externe et utilise des données d'effectifs dans ses calculs.

Nos utilisateurs apprécient également la possibilité de créer plusieurs onglets avec différents types de données, le tout dans le même progiciel de reporting financier !

En outre, Velixo offre la possibilité de créer des connexions multiples à l'intérieur de votre classeur, ce qui vous permet de créer une feuille de calcul consolidée avec des données provenant de plusieurs locataires différents. En fait, l'un de nos clients utilise un fichier contenant des données provenant de plus de 40 locataires ! Voir ci-dessous une courte vidéo sur la façon dont cela fonctionne.

7 : Formules et calculs avancés

Certains calculs impossibles (ou très lourds) dans un ERP sont simples dans Excel. Par exemple, vous pouvez utiliser Velixo pour introduire dans votre feuille de calcul les chiffres des ventes et les frais de carte de crédit, puis utiliser les calculs d'Excel pour déterminer l'affectation correcte des dépenses à chacune de vos succursales ou de vos sites. Ou encore, lorsque vous élaborez votre budget dans votre classeur, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de recherche d'objectifs d' Excel, puis utiliser Velixo pour importer votre budget dans Acumatica.

Un autre exemple que nous avons créé pour un client est une feuille de calcul de redevances qui utilise une table de taux externe pour le calcul.

8 : Visuels et formatage avancés

Excel offre une grande flexibilité dans la manière dont vous pouvez afficher vos données. Utilisez une variété de diagrammes et de graphiques, ajoutez des images, créez des tableaux et des tableaux croisés dynamiques... vous n'avez pas de limites ! Vous pouvez même créer un diagramme de carte pour afficher une représentation visuelle de vos données en fonction des emplacements géographiques ou des régions.

Nous vous recommandons également d'utiliser la mise en forme conditionnelle, les sparklines et la fonction de regroupement d'Excel pour faciliter la visualisation de vos feuilles de calcul et faire ressortir vos données. Vous souhaitez savoir comment procéder ? Consultez notre vidéo ci-dessous.

9 : Capacités de reprise

Avec Velixo, vous pouvez facilement créer des feuilles de calcul en interrogeant les données actualisées de votre ERP. Cependant, vous pouvez également envoyer des données à partir de vos feuilles de calcul vers vers votre ERP grâce à nos quatre fonctions d'écriture. Vous souhaitez élaborer votre budget dans Excel et l'importer ensuite dans Acumatica ? Pas de problème ! Vous souhaitez créer des affectations complexes et d'autres transactions de journal, puis les transférer à votre GL en un seul clic ? C'est très simple ! En tirant parti des scénarios d'importation d'Acumatica, Velixo facilite l'envoi de toutes sortes de données financières et de projets directement dans votre ERP.

10 : Coût

Certaines solutions de BI sont coûteuses et vous contraignent à une tarification par utilisateur. Malgré ce coût plus élevé, les produits de BI s'appuient sur des entrepôts de données externes qui doivent être synchronisés, de sorte que les changements que vous apportez à votre ERP peuvent prendre des heures avant d'être reflétés dans vos tableaux de bord de BI. Avec Velixo, votre équipe peut bénéficier de capacités de reporting améliorées, alimentées par des données en temps réel, sans avoir à faire le choix budgétaire de savoir qui a accès et qui n'a pas accès.

Clôture :

Si vous êtes prêt à rejoindre les 600 clients qui utilisent Velixo en complément de leur ERP pour leurs besoins financiers et de projets, cliquez ici pour planifier une démonstration.

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