Étude de cas sur la construction : Prévision des coûts d'un projet dans Excel

Dans le secteur de la construction, où les projets s'étendent souvent sur des mois, voire des années, et impliquent des investissements financiers importants, la précision des prévisions de coûts est essentielle. Pour les gestionnaires de projet, la prévision des coûts ne consiste pas seulement à prévoir les dépenses futures, mais aussi à s'assurer que le projet respecte le budget, à atténuer les risques et à prendre des décisions éclairées qui peuvent avoir une incidence sur la réussite globale du projet.

Imaginez que vous êtes chef de projet et que vous supervisez la construction d'un grand bâtiment commercial. Le projet fait l'objet d'un contrat à prix fixe, ce qui signifie que le paiement total est prédéterminé, quels que soient les coûts imprévus qui peuvent survenir. Au fur et à mesure de l'avancement du projet, vous devez évaluer en permanence la santé financière du projet, en suivant les coûts et en procédant aux ajustements nécessaires pour éviter les dépassements de budget.

C'est là que la prévision des coûts entre en jeu. En prévoyant régulièrement les coûts du projet, vous pouvez anticiper les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent des problèmes, allouer les ressources plus efficacement et fournir aux parties prenantes des mises à jour financières précises. Qu'il s'agisse de tenir compte de l'augmentation des coûts des matériaux, des dépenses de main-d'œuvre imprévues ou des modifications de la portée du projet, votre capacité à prévoir les coûts avec précision peut faire la différence entre un projet rentable et un projet qui rogne sur les marges de votre entreprise.

L'importance des rapports et des prévisions sur les coûts totaux

Un rapport de coût à terminaison est un outil essentiel qui combine différentes mesures et permet aux chefs de projet de suivre l'avancement des travaux, d'analyser les données financières et comptables essentielles pour prévoir correctement les coûts finaux du projet et de garder un œil sur la rentabilité et la facturation. Voici ce que devrait contenir un rapport de coût total pour vos projets de construction :

1. Suivi de l'avancement du projet dans le temps: les chefs de projet doivent pouvoir suivre facilement l'avancement financier d'un projet du début à la fin. En comparant les valeurs contractuelles et les coûts réels à ce jour au niveau du code de coût en un seul endroit. C'est un endroit où ils peuvent avoir une visibilité totale du projet et s'assurer qu'il reste sur la bonne voie et dans les limites du budget, et qui permet également de remonter dans le temps pour une analyse plus approfondie de ce qui a pu mal se passer...
2. Registre complet et registre croisé: Le rapport ne se concentre pas uniquement sur les coûts réels ; il fournit une vue d'ensemble de toutes les mesures clés du projet, y compris les valeurs et les calendriers des contrats, les estimations, les engagements et les facturations au niveau du code de coût du projet. Cela couvre généralement plusieurs "modules" d'un ERP.
3. Prévision éclairée: Ce rapport permet de prévoir le coût à l'achèvement du projet en examinant et en prévoyant les coûts supplémentaires pour chaque étape (code de coût) du projet. Les utilisateurs doivent être en mesure de faire varier manuellement un chiffre de coût à terminaison et de vérifier qu'il s'inscrit dans les valeurs contractuelles révisées de chaque code de coût. Cette étape est essentielle et permet généralement aux chefs de projet d'anticiper les dépassements potentiels et de prendre des mesures correctives avant qu'il ne soit trop tard.
4. Prise en charge de tous les types de contrats: Le rapport doit également prendre en charge les différents types de contrats d'un projet, par exemple à prix fixe, en régie ou à prix coûtant majoré, et offrir ainsi de multiples façons de faire varier le coût à l'achèvement. De plus, étant donné que chaque entreprise de construction travaille différemment, elle s'attend à ce que ce rapport soit hautement personnalisable.
5. L'épine dorsale de la comptabilité des projets de constructionLa comptabilité des projets de construction : alors que les comptables et autres professionnels de la finance établissent des rapports sur les chiffres réels et les budgets, les budgets peuvent être difficiles à créer et impliquent souvent un fichier Excel déconnecté. Ayant accès à diverses parties prenantes (directeurs de la construction, surintendants et entrepreneurs), les chefs de projet sont généralement chargés d'établir des prévisions précises pour leurs projets et de les transmettre au département financier à la fin de la période de reporting. Le rapport doit soutenir ce flux de travail de manière efficace.
6. Saisie automatisée des données: La création manuelle d'entrées de prévisions peut être un travail fastidieux et chronophage. Elle peut être sujette à des erreurs et conduire à de mauvaises décisions commerciales dans le pire des cas, et à une perte de temps dans le meilleur des cas. Ce rapport devrait donc également faire ce travail manuel pour le chef de projet, en téléchargeant directement les coûts estimés vers l'ERP et en créant également des budgets sur lesquels le département financier peut s'appuyer pour estimer ses marges bénéficiaires globales et les chiffres de surfacturation et de sous-facturation pour l'ensemble des projets.

Le rôle critique d'Excel et de Velixo dans la construction

Excel est l'outil préféré dans le secteur de la construction pour plusieurs raisons convaincantes, allant de sa polyvalence à son adoption généralisée. Velixo ajoute des intégrations ERP approfondies qui facilitent l'interaction avec les données ERP directement à partir d'Excel. Ensemble, Excel et Velixo offrent un libre-service, une analyse riche et une solution en temps réel qui changent la donne pour les professionnels de la construction en matière de rapports et de prévisions.

Voici pourquoi Excel et Velixo occupent une place importante dans la gestion des projets de construction :

• Adoption généralisée et polyvalence: Excel est la norme industrielle en matière de rapports et n'est pas étranger aux professionnels de la construction qui l'utilisent pour leurs rapports depuis des années. Son incroyable polyvalence permet également aux professionnels de la construction de gérer un large éventail de tâches, de la budgétisation et de la planification à l'estimation des coûts et aux prévisions.
• Facilité d'utilisation: L'interface conviviale et les options intuitives d'Excel le rendent accessible à un large public. De nombreux professionnels de la construction, des chefs de projet aux superviseurs de chantier, sont familiers avec Excel, ce qui réduit la courbe d'apprentissage et leur permet de commencer à l'utiliser efficacement dès le départ.
• Personnalisation: Les projets de construction nécessitent souvent des rapports personnalisés pour répondre à des défis uniques. La grande flexibilité d'Excel permet aux utilisateurs de créer des calculs et des rapports sur mesure qui répondent aux exigences spécifiques de chaque projet. La nature de Velixo, basée sur les cellules et les fonctions, signifie que l'expérience n'est pas différente de celle d'Excel. Cette adaptabilité est cruciale dans un secteur où aucune entreprise de construction ni aucun projet n'est exactement identique.
• Capacité à établir des rapports sur l'ensemble des grands livres: La comptabilité de la construction et le reporting en général pour la construction sont uniques en ce sens qu'ils nécessitent de combiner des données provenant de plusieurs grands livres différents. Dans le contexte du coût à terminaison, les données proviennent du module de projet, mais aussi du module AP/Purchasing et du GL (Actuals and Budgets). Grâce à son ensemble unique de fonctions et d'outils d'interrogation, Velixo est en mesure de prendre en charge les rapports de comptabilité croisée, même dans les scénarios les plus avancés.
• Des informations précises: L'accès aux données les plus récentes est essentiel pour les entreprises de construction. Avec Velixo, les données en temps réel sont extraites de l'ERP, ce qui signifie qu'il n'y a pas d'exportations manuelles de données et que les données sont toujours correctes, sans décalage.
• Les rapports au fil du temps: Les entreprises de construction peuvent vouloir remonter dans le temps pour analyser les performances de leur projet, revoir les estimations antérieures ou comparer les projets entre eux à la même étape. Avec Velixo, c'est tout à fait possible.
• Congélation des donnéesa: Historiquement, les prévisions de coûts étaient effectuées le vendredi, les entreprises empêchant les employés d'entrer des données dans leur ERP. Les données étaient "gelées" pour permettre aux chefs de projet de faire des prévisions correctes sans que les données ne changent. L'exigence de "geler" les données est toujours applicable en tant que concept, même avec les ERP modernes, et Velixo soutient ce processus en activant le "reporting dans le temps" et avec la fonction Snapshot. La fonction Snapshot permet aux chefs de projet de créer une copie hors ligne de leurs données de coût à terminaison à un moment donné, de sorte que les données ne soient pas mises à jour lors de la finalisation de leurs prévisions. Il se peut même qu'ils n'aient pas accès à leur ERP et qu'ils partagent simplement cette feuille de calcul avec leur département financier.
• Importation de prévisions vers l'ERP: La capacité de Velixo à renvoyer les données prévisionnelles vers l'ERP à partir d'Excel offre la meilleure expérience possible en matière de prévision des coûts. Le processus appelé "writeback" dans Velixo se fait soit en masse pour plusieurs lignes, soit par cellule, selon le choix de l'utilisateur, et automatise complètement la saisie des données tout en garantissant que les données correctes aboutissent dans l'ERP. À elle seule, cette opération pourrait permettre à un chef de projet d'économiser plusieurs heures par projet ! Combien cela vaut-il à votre avis ?

Conclusion

Dans le monde de la construction, où chaque dollar compte et chaque délai est important, la capacité à suivre, rapporter et prévoir les coûts d'un projet avec précision est inestimable. Les modèles Velixo pour la construction, tels que Cost to Complete, sont conçus pour donner aux chefs de projet les outils dont ils ont besoin pour réussir et reprendre leur temps.