Étude de cas sur la construction : Hampton Enterprises

Hampton Enterprises est devenu un client Velixo en mars 2024, à un moment où Velixo était encore en train de définir la portée de la solution Velixo pour Sage Intacct Construction. Jason Hulsebus, directeur de la construction chez Hampton, avait des besoins critiques en matière de reporting et de prévisions pour optimiser ses opérations de construction. Avec le soutien de BangertEn tant que partenaire de Sage Intacct Construction, Velixo a développé quelques-uns des premiers modèles de la solution. Et comme Hampton a été un des premiers à adopter la solution, nous avons voulu les présenter dans une histoire de réussite d'un client de Sage Intacct Construction.

À propos de Hampton

Hampton Enterprises - Properties & Construction est une société de construction commerciale et d'immobilier complète. Elle propose des services d'entreprise générale, de gestion de la construction, de gestion immobilière, de location et de développement, le tout sous un même toit et avec une approche d'équipe intégrée.

La division Construction a construit et/ou rénové des bâtiments dans presque tous les secteurs d'activité : bureaux généraux, établissements médicaux, dentaires, hospitaliers, éducatifs, financiers, commerces de détail, restaurants, épiceries, arénas, loisirs, théâtres, etc. Chaque jour, ils collaborent avec les propriétaires, les architectes et les ingénieurs sur des projets allant de 10 000 à 25 millions de dollars, afin de fournir un produit de la plus haute qualité à un prix équitable.
La division des biens immobiliers possède plus de 900 000 pieds carrés d'espace commercial répartis sur 7 développements distincts.

Avec 80 employés gérant plusieurs projets actifs, principalement dans le Nebraska (États-Unis), la priorité absolue de Hampton est de fournir un service de qualité supérieure à ses clients et de veiller au bien-être de ses employés, de ses sous-traitants et de ses locataires. L'entreprise s'engage à faire ce qui est juste et à rendre service à la communauté qu'elle sert. Ces actions ne sont pas de simples stratégies commerciales ; elles reflètent leur identité fondamentale. Depuis plus de 75 ans, Hampton défend ses valeurs fondamentales d'intégrité, de qualité, d'éthique professionnelle, de relations, d'intendance et de communauté.

Principaux défis

Hampton a migré son ERP vers Sage Intacct au début de l'année 2024 après avoir considérablement dépassé son ERP précédent : Sage 300 qu'ils utilisaient depuis des décennies. Ils souhaitaient utiliser un ERP basé sur le cloud qui pourrait faire passer leur entreprise à l'étape suivante et optimiser leurs opérations. Lorsqu'ils étaient sur Sage 300, ils utilisaient Office Connector pour le reporting dans Excel et cela les a bien servis pendant de nombreuses années.

Avec l'aide de Bangert en tant que partenaire Construction, ils rapportent une transition douce et efficace vers Sage Intacct, mais ils se sont retrouvés avec un ERP robuste et peu de défis :

• "Les rapports ne sont pas à la hauteur " - en tant qu'entreprise de construction, ils estimaient ne pas avoir les bons rapports de construction prêts à l'emploi et l'expérience de la conception de nouveaux rapports n'a pas été à la hauteur de leurs attentes.
• Pas de Live Export to Excel ou d'intégration Excel: ayant travaillé avec Office Connector sur Sage 300 pendant des décennies, il leur manquait l'intégration Excel qui aurait pu tirer parti de leur expertise familière en matière de rapports Excel.
• Prévisions inefficaces - Avec 7 chefs de projet rendant compte de l'avancement de la construction de leurs projets à travers des dizaines de codes de coûts et de domaines, ils avaient besoin d'un meilleur moyen de suivre et d'analyser les mesures clés à travers plusieurs modules de Sage Intacct, pour finalement entrer les projections de coûts nécessaires pour garantir la rentabilité des projets.
• Saisie manuelle des données - en rapport avec la projection/prévision des coûts, mais également applicable à d'autres scénarios, Hampton passait encore de nombreuses heures à saisir manuellement des données dans Sage Intacct.
• Impossibilité de distribuer des rapports - Avec autant de parties prenantes impliquées dans les projets de construction, de nombreux rapports devaient être distribués à des utilisateurs non-Sage Intacct. L'entreprise Hampton s'est trouvée limitée dans cette capacité dès le départ.

La différence Velixo

• Rapports Excel flexibles et dynamiques - Jason a mentionné qu'il aimait que Velixo puisse gérer des présentations et des mesures très complexes, tout en permettant une maniabilité totale grâce à Excel et à l'intégration transparente des fonctions Velixo avec les fonctions Excel.
• Efficacité bidirectionnelle - L'utilisation de Velixo a fait une énorme différence pour l'équipe de Jason, qui compte 7 chefs de projet, y compris lui-même. Jason a dit en plaisantant que depuis qu'il utilise Velixo, il a commencé à recevoir ses projections de coûts des chefs de projet à temps, à la fin du mois. En outre, Velixo a permis à Hampton d'extraire des données de Sage Intacct et de renvoyer des données vers Sage Intacct à partir d'Excel en utilisant Writeback - ce qui a créé des flux de travail efficaces pour son équipe.
• Vitesse d'actualisation et données en direct - en cliquant sur le bouton d'actualisation, les données de Sage Intacct sont mises à jour en temps réel. Il suffit de cliquer sur le bouton Actualiser dans Excel pour que les données soient instantanément actualisées.
• Rapports sur l'ensemble des modules et des registres - Des rapports tels que le modèle de coût d'achèvement permettent à Hampton de voir toutes ses données en un seul endroit, au lieu de combiner manuellement plusieurs rapports extraits de Sage et de devoir le faire à nouveau le mois suivant.
• Distribution des rapports - Jason a la possibilité d'envoyer des rapports hors ligne aux différentes parties prenantes d'un projet, tant en interne qu'en externe.

Le rapport qui a permis à Hampton de réaliser le plus de gains d'efficacité est le suivant Coût d'achèvement (heures et montants facturés) de la solution Construction. Jason utilise ce modèle pour gérer ses projets à prix coûtant majoré, et le rapport de coût à terminaison (heures facturées et montant) de la solution Construction est le même que celui de Jason. Coût à terminaison (montant)pour les projets à prix forfaitaire.

Couvert dans ce blog : Prévision des coûts des projets de construction dans Excel avec Velixo, Jason commente néanmoins les spécificités de cette version Heures et montants facturés:

• le modèle peut traiter les taux facturés par rapport aux taux coût/travail maintenus dans la table des taux de main-d'œuvre de Sage Intacct.
• Les taux facturés n'existent pas dans Sage Intacct tant que les choses ne sont pas facturées, il est donc important de pouvoir calculer un montant de coût à partir d'un nombre d'heures (pour un type de travail spécifique et un code de coût donné), de recalculer les coûts de main-d'œuvre du JTD et de les répercuter dans le montant du JTD - le montant total du coût à ce jour.
• le rapport permet de saisir les heures à compléter (en nombre d'heures) et le coût à compléter (en montant) pour répondre aux besoins de projection des coûts en temps et en matériel.
• Ces deux valeurs d'entrée, combinées avec le montant du JTD et le solde de l'engagement restant à facturer, sont ensuite utilisées pour calculer le coût prévu à l'achèvement pour chaque code de coût d'un projet ; et c'est cette valeur qui peut ensuite être renvoyée à Sage Intacct en tant qu'estimation prévisionnelle, directement à partir de Velixo.

Caractéristiques préférées

Jason ne pouvait pas penser à une fonctionnalité spécifique de Velixo qui a changé la donne pour Hampton, il a plutôt dit que Velixo dans son ensemble avait fait une énorme différence - "Velixo fait plus qu'ils n'ont jamais fait " - il passe maintenant plus de temps dans Excel que dans leur ERP, en raison de l'efficacité et de l'interactivité accrues avec Sage Intacct apportées par Velixo.

Il a néanmoins mentionné Liste de distribution comme une fonctionnalité très puissante, lui permettant de générer des rapports instantanés sous forme de fichiers PDF ou Excel (sans Velixo et/ou formules Excel) et de les distribuer aux différentes parties prenantes impliquées dans les projets, en interne et en externe.

Quelle est la prochaine étape pour Hampton ?

Jason examine actuellement le modèle de rapport Pay When Paid de la solution Velixo Construction qui permet de créer des demandes de paiement à partir de Velixo (en utilisant Universal Writeback) pour les factures impayées des projets à trésorerie positive. Dans le cadre d'un projet interne de développement et de mise à jour des processus pour l'ensemble du secteur de la construction, dans lequel Velixo jouerait un rôle important, il a également l'intention d'exploiter le modèle Velixo de rentabilité des projets et de travail en cours pour rationaliser les rapports sur la rentabilité et la (sur)/sous-facturation.

Enfin, il a mentionné que du côté de la comptabilité, Hampton n'a pas encore tiré pleinement parti de Velixo pour les rapports financiers et la budgétisation. Nous sommes impatients de voir quelle productivité supplémentaire l'équipe de Hampton pourra atteindre avec l'ensemble de Velixo construction et financiers de Velixo dans leur arsenal !