Budget collaboratif avec Velixo et Excel

Ce billet de blog est le premier d'une série de six qui se concentrera sur "Pourquoi l'ERP est meilleur lorsqu'il est intégré à Excel". Restez à l'écoute pour d'autres articles et vidéos qui exploreront la puissante combinaison de Velixo et de Microsoft Excel. Pour commencer, voyons tout de suite comment établir un budget et des prévisions en collaboration avec Excel.

Nous savons que le processus de budgétisation peut être stressant et prendre du temps. L'élaboration d'un budget détaillé implique souvent la contribution de plusieurs membres de l'équipe qui peuvent travailler dans des lieux différents, voire dans des fuseaux horaires différents. Pour gérer ce processus et toutes les données qui l'accompagnent, certains se tournent vers des solutions de budgétisation et de planification coûteuses qui peuvent paraître intéressantes mais qui n'apportent que peu de valeur ajoutée. Heureusement, vous pouvez utiliser Velixo avec les capacités natives d'Excel et d'Office 365 pour construire efficacement un budget collaboratif avec votre équipe.

Comment établir un budget en collaboration

Grâce aux fonctions Velixo, vous pouvez enrichir vos feuilles de calcul en y intégrant des données historiques provenant d'Acumatica, de MYOB Advanced ou de CEGID XRP Flex, telles que l'historique des ventes, les chiffres de la paie et les prévisions de projets, qui serviront de données d'entrée pour votre budget. Vous pouvez à tout moment actualiser votre feuille de calcul pour y intégrer les données les plus récentes, car nous savons tous que les chiffres peuvent changer fréquemment dans votre ERP. Insérez des graphiques pour visualiser vos données et manipulez des variables telles que les prévisions de coûts et de ventes pour voir l'effet sur votre résultat net.

Office 365 vous permet de créer une bibliothèque de documents partagés avec les membres de votre équipe afin d'accélérer la collecte des données. Vous pouvez ensuite lier ces fichiers à un classeur budgétaire principal auquel vous seul (ou les utilisateurs de votre choix) pouvez accéder. Grâce aux fonctionnalités et aux conseils détaillés ci-dessous, vous pouvez être certain que vos données seront sécurisées.

Qu'il s'agisse de construire un pont ou d'élaborer un budget annuel, la communication est essentielle à tout effort de collaboration. Utilisez la fonction de commentaire d'Excel pour faciliter la conversation avec les membres de l'équipe que vous marquez dans votre commentaire. Par exemple, vous pouvez marquer votre chef de bureau dans un commentaire sur un poste de dépense afin qu'il puisse en vérifier le montant. Votre chef de bureau recevra une notification par courrier électronique avec un lien vers le commentaire et la feuille de calcul.

Une fois que votre équipe a terminé son travail et que votre budget est révisé et finalisé, vous pouvez utiliser la fonction Velixo Budget Writeback pour importer vos données directement dans Acumatica, MYOB Advanced, ou Cegid XRP Flex en évitant les erreurs de saisie et en gagnant un temps précieux. Pour une vidéo de formation approfondie sur la reprise de budget, cliquez ici.

Conseils rapides pour la collaboration

Voici quelques conseils utiles pour que votre processus de budgétisation avec Excel et Office 365 se déroule de manière fluide et efficace.

1. OneDrive/SharePoint : Enregistrez vos fichiers sur OneDrive ou SharePoint afin que plusieurs personnes puissent examiner et mettre à jour le budget simultanément. Vous pouvez également partager des classeurs avec des utilisateurs individuels, en limitant l'accès aux données sensibles.
2. Protéger la structure : Utilisez la fonction Protéger la structure dans Excel pour protéger les onglets de votre classeur par un mot de passe. Cette protection empêche les utilisateurs d'ajouter, de supprimer, de masquer, d'annuler le masquage ou de déplacer des feuilles du classeur. Les utilisateurs peuvent toujours modifier les données des feuilles, mais ne peuvent pas modifier la structure du classeur.
3. Protéger la feuille de calcul : Verrouillez le contenu d'une feuille de calcul entière afin que les utilisateurs ne puissent pas effectuer de modifications sans mot de passe. Vous pouvez également protéger des cellules spécifiques ou des plages de cellules, tout en autorisant les modifications dans d'autres cellules. Cette fonction est idéale pour protéger l'intégrité de vos formules et modèles, tout en permettant aux utilisateurs de soumettre des données à votre classeur partagé.
4. Changements dans les spectacles: Vous craignez que les utilisateurs ne modifient vos données ? Si vous tirez parti des fonctionnalités énumérées ci-dessus, cela ne devrait pas poser de problème. Gardez toutefois à l'esprit que vous pouvez suivre et visualiser les modifications apportées par d'autres utilisateurs aux classeurs partagés et, si nécessaire, revenir à des versions antérieures du document.

Consultez notre vidéo de conseils ci-dessous pour tirer le meilleur parti de la collaboration avec Excel.

Clôture

L'élaboration d'un budget précis avec votre équipe ne doit pas être pénible. Vous pouvez raccourcir la saison budgétaire et produire de meilleurs résultats en utilisant les fonctions Velixo pour extraire des informations à jour de votre ERP, et les fonctionnalités natives d'Excel et d'Office 365 pour collaborer avec votre équipe. Si vous êtes prêt à rejoindre plus de 700 clients qui utilisent Velixo pour donner vie à leurs données ERP dans Excel, cliquez ici pour planifier une démonstration.

Cet article et cette vidéo ont été préparés par Presales Leader. Notre équipe crée du contenu marketing pour les produits, notamment des articles de blog, des vidéos et des démonstrations par clic adaptées à votre marché vertical spécifique. Nous proposons également une assistance avant-vente par abonnement pour l'ensemble du processus d'avant-vente. Nous travaillons en étroite collaboration avec votre équipe de vente afin d'obtenir des résultats optimaux et de vous soutenir tout au long du cycle de vente. Si vous souhaitez savoir comment nous pouvons aider votre entreprise à se développer grâce à un contenu marketing de haute qualité et/ou à une assistance avant-vente de bout en bout, visitez notre site Web à l'adresse suivante Presalesleader.com.