Étude de cas : Les mères contre l'alcool au volant (MADD)

En février dernier, lors du salon Sage Transform 2024, Tom Roberts - Systems Business Analyst chez Mothers Against Drunk Driving (MADD) est venu à notre stand pour se présenter et faire l'éloge de Velixo. Nous l'avons récemment rencontré pour discuter de la façon dont Velixo a changé la donne pour MADD, une entreprise à but non lucratif extraordinaire que Velixo a l'immense honneur de compter parmi ses clients.

À propos de MADD

Mothers Against Drunk Driving (MADD) est une organisation à but non lucratif qui, aux États-Unis, au Canada et au Brésil, se consacre à la prévention de la conduite en état d'ivresse et au soutien des victimes de ce crime évitable. Fondée en 1980 par Candace Lightner après que sa fille eut été tuée par un chauffard ivre, MADD a joué un rôle déterminant dans la sensibilisation aux dangers de la conduite en état d'ébriété et dans la promotion de lois et de sanctions plus strictes. Grâce à l'éducation, aux services d'aide aux victimes et aux efforts de sensibilisation, MADD s'efforce d'éliminer la conduite en état d'ivresse et de sauver des vies sur les routes.

Aux États-Unis, MADD joue un rôle dans chaque État, travaillant sans relâche pour atteindre l'objectif " Plus aucune victime ". L'équipe des finances de MADD, soit la directrice financière Amber Kinney, la contrôleuse Jackie Mottola, le contrôleur adjoint Ben Davis et l'équipe exceptionnelle de comptables, est située à Irving, au Texas, au siège social de MADD. Les comptables collaborent avec les directeurs régionaux et d'État pour faciliter la facturation, l'affectation des fonds et la production de rapports de dépenses.

Principaux défis

MADD a adopté Sage Intacct en 2017. Ils ont utilisé les fonctions de reporting natives ainsi que d'autres plateformes en plus de Sage Intacct pour la budgétisation et le reporting, mais.. :

• Les rapports nationaux ont posé des problèmes importants en raison des limites de l'ERP et de laet de l'approche manuelles pour extraire les rapports de Sage Intacct.
• Les autres plates-formes étaient chronophagestrès techniqueet nécessitaient un temps de développement important.
• Les mises à jour régulières du conseil d'administration sont devenues frustrantes en raison de la complexité des relations entre systèmes multiples.
• La synchronisation des données n'a pas été effectuée en temps voulu.

Tom nous a donné un exemple de la raison pour laquelle la multidimensionnalité est essentielle pour MADD :

MADD organise plusieurs événements, " Walk Like MADD ", dans le but de recueillir des fonds. Chacun de ces événements constitue un projet unique dans Sage Intacct et comporte au moins quatre dimensions : classe (dépense financée ou non), département (où les fonds seraient crédités), lieu (dépense fonctionnelle) et employé.

Velixo nous permet de montrer le coût des employés par rapport aux dépenses fonctionnelles pour n'importe quel nombre de sites et de savoir si ces coûts sont couverts ou non par des subventions.

Caractéristiques préférées

Tom a fait l'éloge de Velixo pour les caractéristiques suivantes. Selon ses propres termes :

• SI.OBJECTDEFINITION et SI.QUERY - "Un ensemble de fonctions qui vous permet d'effectuer efficacement des recherches SQL sur les objets de données Intacct, ou, en d'autres termes, de regarder un type d'objet tel que le projet ou l'objet et de retourner les champs d'information que vous souhaitez sur la base de critères faciles à utiliser. Cela nous permet de répondre rapidement à des questions telles que : Combien de projets sont actuellement actifs au Texas, ou Combien de marches ont été organisées dans la région Nord-Ouest l'année dernière, et Combien sont prévues pour cette année ?"
• La possibilité d'utiliser les groupes de comptes de Sage Intacct dans les fonctions Velixo - " Nous pouvons rapidement créer des rapports avec quelques mots comme : Contributions, Subventions, Autres revenus ou Dépenses ; et faire en sorte que les comptes de grand livre appropriés soient retournés soit pour un montant total, soit avec une fonction SI.EXPANDACCOUNTSINGROUP comme chaque compte lui-même. Cela signifie également que nous pouvons configurer des rapports pour utiliser des tableaux dynamiques plutôt que des champs avec de longues listes de numéros de comptes qui changent périodiquement".
• Copy Workbook without Formulas - "Il s'agit d'une fonction remarquablement utile pour pouvoir partager des documents et des vues de données en les rendant statiques et capables d'être partagées sans nécessiter un accès à Velixo ou Intacct pour voir les données".

Il a également fait un commentaire sur le centre d'aide Velixo :

Prochaines étapes pour MADD

MADD prévoit de permettre l'accès aux membres qui ne font pas partie du service des finances afin d'habiliter les directeurs régionaux et d'État à produire davantage de rapports, ce qui leur permettra de prendre des mesures fondées sur les données et d'identifier les domaines où les dépenses sont insuffisantes ou excessives et de trouver des moyens de comparer l'efficacité des fonds dépensés dans le cadre du programme.

Ils s'emploient également à élaborer de meilleurs tableaux de bord et à automatiser les alertes en notifiant l'entreprise sur la base de différents paramètres tels que : l'ancienneté des fournisseurs le dépassement des délais de paiement.

Au moment où nous écrivons ces lignes, Velixo vient tout juste de publier sa version universelle de l'outil d'aide à la décision. Writeback qui permet d'envoyer des données vers n'importe quel objet de Sage Intacct. Tom a exprimé un vif intérêt pour cette fonction qui permet de créer de nouveaux fournisseurs et bons de commande en masse, parmi de nombreux autres cas d'utilisation.

Il se peut très bien que nous écrivions sur leur expérience de la reprise universelle dans une deuxième partie !