Étude de cas : AHURI

Chez Velixo, nous avons un faible pour les entreprises qui font une différence pour les communautés ; c'est donc avec un immense plaisir que nous avons rencontré Peter Cocks, Business Manager et Head of Corporate Services chez AHURI pour parler de leur grande entreprise à but non lucratif et de leur utilisation de Velixo.

À propos de AHURI

AHURI est un réseau national de recherche indépendant qui s'appuie sur une société de gestion de la recherche experte à but non lucratif, AHURI Limited. Son objectif principal est de fournir une recherche primaire de haute qualité, évaluée par des pairs, dans les domaines du logement, du sans-abrisme, des villes et de la politique urbaine ; de diffuser les résultats au gouvernement, à l'industrie et à la communauté ; et de créer des opportunités d'engagement avec la base de données probantes d'AHURI.

AHURI fonctionne avec une modeste équipe de 25 employés, dont 3 personnes dans le département financier, mais elle a un impact significatif sur la communauté. AHURI se concentre sur les finances et la comptabilité pour les contrats gouvernementaux, le travail de conseil, et gère également de grandes conférences nationales en Australie, telles que la Conférence nationale sur le logement et la Conférence australienne sur le sans-abrisme.

Rencontrer Peter

Peter est le directeur commercial et le chef des services généraux d'AHURI. C'est un grand utilisateur d'Excel et un enthousiaste de Velixo depuis son adoption par AHURI. Son rôle englobe un large éventail de responsabilités financières et comptables, telles que la gestion des acquittements de subventions pour les contrats gouvernementaux et le calcul des recettes différées. Il supervise également les aspects financiers de la conférence nationale sur le logement - un événement important en Australie avec plus de 1 000 participants, générant plus de 1 000 000 de dollars de recettes.

Principaux défis

AHURI utilise le logiciel MYOB depuis de nombreuses années. L'ensemble de l'entreprise fonctionnait avec MYOB Greentree, mais le système a commencé à prendre de l'ampleur. Il y a deux ans, ils ont migré vers MYOB Acumatica, et ont utilisé les services de MYOB pour leur migration de données vers leur nouvel ERP. AHURI est passé par une phase de recherche approfondie pour finalement choisir MYOB Acumatica - ce qui a apporté à leur entreprise la richesse d'une plateforme ERP à part entière.

Lorsqu'ils étaient sur Greentree, Peter et l'entreprise AHURI avaient l'habitude de travailler avec Finance Reporting EE (le complément financier Excel de Greentree). Dans le cadre de leur migration, la première chose dont leur entreprise avait besoin était une expérience de reporting Excel. Velixo a été présenté et mis à disposition en même temps que leur MYOB Acumatica Go-Live, il y a deux ans. L'équipe d'AHURI utilise Velixo non seulement pour tous les avantages d'Excel et le reporting financier, mais aussi pour toute la gamme de fonctionnalités Velixo, c'est-à-dire le reporting financier, le reporting opérationnel, la budgétisation et les prévisions, la distribution de rapports par e-mail et le Writeback générique pour pousser leurs données vers MYOB Acumatica à partir d'Excel.

Dans cette étude de cas, nous nous penchons sur l'expérience d'AHURI avec Velixo et sur ce qui a permis à l'équipe d'AHURI de gagner en efficacité.

• Manque de fonctionnalités de reporting Excel - avec une équipe d'utilisateurs expérimentés d'Excel et plusieurs rapports construits sur Excel au fil des ans, AHURI avait besoin de reporting financier dans Excel pour MYOB Acumatica ; mais pas seulement Excel standard. Ils avaient besoin d'un outil Excel entièrement intégré à MYOB Acumatica.
• Partage des rapports - Il n' y avait pas d'option pour distribuer les rapports aux utilisateurs finaux de manière automatisée, efficace et sécurisée. Le partage de ces informations nécessitait beaucoup de temps et d'efforts.
• Processus de saisie de données inefficaces - les tâches de routine telles que la création d'écritures de journal d'ajustement, le rapprochement bancaire et les saisies de données de fin de mois étaient difficiles et prenaient beaucoup de temps pour AHURI, tant sur MYOB Greentree que sur MYOB Acumatica.

La différence Velixo

Avec ses partenaires de services, MYOB et Alchemex, AHURI a découvert qu'il pouvait répondre à toutes ses exigences et que Velixo offrait bien plus :

• Rapports financiers en libre-service - Peter a été en mesure de reconstruire rapidement tous ses rapports financiers critiques basés sur Excel avec Velixo. Selon ses propres termes : "La courbe d'apprentissage n'était pas très raide". La flexibilité d'Excel, associée à la nature en temps réel de Velixo, a fourni à l'équipe de 3 personnes de Peter l'outil adéquat pour s'approprier son travail et être autonome.
• Distribution automatisée des rapports - La fonction de distribution de Velixo permet à l'équipe de Peter de distribuer des rapports par courriel aux utilisateurs finaux en cliquant sur un bouton. Les données des rapports sont automatiquement filtrées en fonction des autorisations de l'utilisateur final dans MYOB Acumatica et les utilisateurs n'interagissent qu'avec une version hors ligne des rapports qui sont exempts de toute formule Velixo. Cela signifie qu'aucun travail manuel supplémentaire n'est nécessaire et que les flux de travail sont entièrement automatisés à la fin du mois !

"Il suffit d'appuyer sur un bouton pour que les factures soient produites. Il suffit d'appuyer sur un bouton pour produire environ 240 factures par an. C'est un énorme coup de pouce à la productivité", déclare Peter.

• Automatisation de la saisie des données - L'intégration transparente de Velixo entre Excel et MYOB Acumatica a permis à l'équipe de Peter de réaliser des gains de productivité substantiels, en particulier lors de la clôture de fin de mois. L'utilisation de la fonction Journal Writeback a permis de rationaliser des tâches telles que la génération de soldes de comptes et le téléchargement de journaux, ce qui s'est traduit par des gains de temps considérables et une efficacité accrue. L'équipe de Peter a constaté une "augmentation de 50 % de la productivité" et un gain d'efficacité de 75 % rien que pour Peter.
• Budgétisation et prévisions efficaces - grâce à la flexibilité d'Excel et de Velixo, Peter télécharge des budgets et des prévisions actualisés directement depuis Excel à l'aide de Velixo. La reprise du budget est utilisée pour mettre à jour les budgets roulants, chaque mois, ainsi que les prévisions révisées tout au long de l'année. Cela a permis de simplifier et d'automatiser les processus de budgétisation et de prévision d'AHURI, en automatisant des tâches qui auraient été auparavant manuelles, sujettes aux erreurs et chronophages.
• Analyse des données - Peter utilise les demandes génériques déployées par Velixo avec la fonction GI pour analyser les données de nombreux autres modules de MYOB Acumatica, directement dans Excel. Il n'a jamais eu à créer ses propres requêtes génériques personnalisées et Excel offre un environnement plus convivial et meilleur pour l'analyse des données. Selon ses propres termes : "Nous pensons que nous passons plus de temps dans Excel que dans MYOB Acumatica.

Caractéristiques préférées

Peter a réalisé une augmentation significative de la productivité avec Velixo et a souligné ses caractéristiques préférées :

• Réécriture du journal - Cette fonction permet à l'équipe d'AHURI d'automatiser la création d'écritures d'ajustement et de soldes de comptes d'Excel à MYOB Acumatica, en tant que transactions de journal.
• Les demandes de renseignements génériques de Velixo et le système GI La création d'IG personnalisées nécessite une expertise technique qui représente un défi pour l'équipe de Peter. Les IG de Velixo ont résolu ce problème et leur ont permis d'analyser n'importe quelle donnée directement à partir d'Excel en utilisant la fonction IG.
• Liste de distribution - L'équipe de Peter s'appuie sur la distribution de rapports de Velixo pour envoyer automatiquement des rapports filtrés et hors ligne à plusieurs utilisateurs finaux. Les listes de distribution permettent aux utilisateurs de générer des rapports sous forme de fichiers PDF ou Excel, avec ou sans formules, et de les distribuer aux utilisateurs d'un simple clic. D'autres options permettent de sélectionner uniquement certaines feuilles d'un classeur ou de filtrer les rapports au moment de la génération (par société, branche, division, période financière, etc.)

Prochaines étapes pour AHURI

"Nous avons commencé à utiliser des tableaux de bord parce que nous avons plus de temps pour explorer différentes façons de présenter les données, grâce à Velixo.

L'équipe de Peter se concentre sur l'analyse des données et la création de tableaux de bord dans Excel. En raison de la simplicité de l'extraction des données de MYOB Acumatica à l'aide de Velixo, AHURI travaille sur un nouveau projet : la création de nouveaux rapports Velixo qu'ils appellent "modèles de données" qui seraient utilisés pour alimenter Microsoft Power BI, afin de produire des tableaux de bord hautement interactifs.