Boostez l'automatisation de votre ERP : Utiliser Power Automate avec Velixo et Excel

Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, l'automatisation est la clé de l'efficacité et de l'évolutivité. Si vous utilisez déjà Velixo, un outil de reporting, de budgétisation et de gestion des données basé sur Excel pour les ERP, vous avez fait la moitié du chemin ! Associez-le à Microsoft Power Automateet vous avez débloqué un tout nouveau niveau d'automatisation du flux de travail qui relie les classeurs Velixo, votre ERP et d'innombrables autres systèmes.

Dans ce blog, nous expliquons comment combiner les pouvoirs de Velixo et de Power Automate pour rationaliser les tâches, éliminer le travail répétitif et permettre une prise de décision plus intelligente ; et nous fournissons des cas d'utilisation réels que toute entreprise peut développer.

Mais qu'est-ce que Power Automate ?

Power Automate est une plateforme d'automatisation des processus en tant que service qui fait partie de votre abonnement à Microsoft 365. Elle comprend des outils pour créer vos propres flux de travail personnels ou organisationnels sans aucun codage et sans connaissances techniques limitées. Anciennement connu sous le nom de "Microsoft Flow", Power Automate propose une approche visuelle de la création d'automatisations, qu'il s'agisse de simples tâches ponctuelles ou de tâches complexes et répétitives. 

Power Automate est :

• Simple d'utilisation - Aucun codage n'est nécessaire. Interface simple. 
• Flexibilité - Connexion à n'importe quelle application. 
• Puissant - En plus des tâches simples, Power Automate peut effectuer des tâches complexes et ne se limite pas à de simples déclencheurs.
• Évolutif - Partagez vos automatisations et utilisez-les en conjonction avec d'autres Microsoft Power Apps.
• Inclus dans votre abonnement Microsoft 365 - Si vous utilisez Excel 365, vous devriez déjà avoir accès à Power Automate et les connecteurs standard tels que SharePoint, OneDrive, Teams ou Excel sont gratuits.
• Hybride - il est disponible dans Excel (dans l'onglet Automate) et également en ligne à l'adresse https://make.powerautomate.com.
• Compatible avec l'IA - si vous disposez d'une licence Microsoft Copilot, vous pouvez utiliser l'IA générative de Copilot dans Power Automate pour créer des flux de travail.

Si vous ne pouvez pas accéder directement à Power Automate, adressez-vous à votre service informatique.

Pourquoi combiner Velixo et Power Automate ?

Velixo vous offre un accès inégalé aux données ERP dans Excel, ce qui vous permet de créer des rapports dynamiques en temps réel et de retranscrire les données dans votre ERP. Power Automate, quant à lui, connecte des milliers d'applications et de services pour automatiser les flux de travail avec peu ou pas de code. Ensemble, ils créent un pont pour l'automatisation des processus d'entreprise complexes qui impliquent des données ERP, Excel et autres.

Voici quelques scénarios d'utilisation de Velixo avec Power Automate :

1. Créer des processus d'approbation pour certains scénarios activés par Writeback

• Le problème : Tous les ERP ne sont pas livrés avec des flux de travail d'approbation intégrés, ou s'ils le sont, ils peuvent être insuffisants et ne pas correspondre à des scénarios d'utilisation spécifiques.
• La solution : Modifiez vos classeurs Velixo et utilisez Power Automate et l'action Approbation :
  • Les flux de travail d'approbation sont réalisés dans des outils tels que Microsoft Teams ou Outlook.
  • Des systèmes externes peuvent également être impliqués dans ce flux, par exemple.
  • Automatiser les notifications pour les soumissions et les approbations de budget.
  • Suivre les mises à jour de l'état d'avancement dans des outils de collaboration tels que Planner ou Jira.
  • L'historique des approbations ou des rejets peut être stocké séparément, ce qui permet des contrôles d'audit complets (en plus des fonctions d'audit de l'ERP).

2. Surveillance et alertes ERP

• Le problème : Le suivi des anomalies ou des tendances spécifiques dans les données ERP nécessite une surveillance constante.
• La solution : Power Automate peut surveiller les changements dans les classeurs connectés à Velixo (à l'aide de déclencheurs Excel) et les envoyer :
  • Alertes lorsque les indicateurs de performance clés dépassent ou sont inférieurs aux seuils fixés.
  • Des résumés ou des documents visuels sont envoyés aux décideurs par Teams ou par courrier électronique.
  • Déclencher des actions dans l'ERP, telles que l'ouverture d'un dossier d'assistance ou l'ajustement des niveaux de stock.

3. Intégration des données entre les systèmes

• Le problème : Les données ERP ne sont pas isolées ; elles doivent souvent être synchronisées avec d'autres systèmes tels que les CRM, les outils de gestion de projet ou les logiciels de ressources humaines.
• La solution : Les classeurs Excel connectés à Velixo peuvent servir de plaque tournante pour les données ERP, et Power Automate peut le faire :
  • Synchronisation des clients ou des fournisseurs
  • être utilisé à des fins de prévention de la fraude, par exemple en s'intégrant à des applications externes pour vérifier qu'un fournisseur ou un compte bancaire nouvellement créé n'est pas frauduleux
  • Synchroniser les données de vente entre l'ERP et les CRM tels que Salesforce.
  • Mettre à jour le logiciel de paie lorsque les données financières de l'ERP changent.

Exemple concret : Approbation de la reprise du budget

Chez Velixo, nous avons entendu à plusieurs reprises que les ERP manquaient de fonctions de workflow d'approbation flexibles et de qualité, notamment pour les budgets. Chez Velixo, nous pensons qu'Excel et Power Automate offrent un mélange parfait de flexibilité, de personnalisation et d'intégration d'applications puissantes pour répondre à toutes les exigences en matière de flux de travail, à une fraction du coût des autres outils (à condition que vous ou votre service informatique puissiez créer et maintenir ces flux de travail).

Nous voulions mettre cela en évidence avec un scénario ERP réel pour la communauté : Approbation du budget - La reprise du budget de Velixo devrait être verrouillée par défaut et ne devrait être déverrouillée que si une demande est approuvée (c'est-à-dire si les données budgétaires ont été examinées et approuvées par un responsable avant d'être saisies dans l'ERP).

Le processus qu'il permet est le suivant :

1. Un utilisateur spécifie un nom de budget, une année budgétaire et une version pour un nouveau budget dans un classeur Velixo et commence à saisir des chiffres dans son modèle de budgétisation (sur la base de ce modèle : revenu d'exploitation, reprise de budget).
2. Une fois que l'utilisateur a finalisé le budget, il exécute un flux Approval Power Automate, à partir du modèle, pour demander à son responsable de réviser et d'approuver le budget.
3. Le gestionnaire de l'utilisateur reçoit une notification Microsoft Teams, et/ou un courriel en temps réel, avec un lien vers le cahier de travail Velixo Budget.
4.  Une fois examiné, l'approbation du budget se fait d'un simple clic à partir d'une notification Microsoft Teams ou d'un courriel.
5. L'utilisateur est alors informé de l'approbation du budget et peut alors utiliser la fonction de reprise du budget de Velixo pour transférer les données budgétaires vers l'ERP.

Voici le modèle de reprise de budget modifié. Le flux Power Automate correspondant à ce modèle n'est pas intégré dans le classeur. Power Automate stocke chaque flux en ligne dans le cloud Microsoft 365 de votre organisation, cependant, voici une courte démonstration de ce que ce flux Power Automate pour l'approbation du budget ressemble en coulisses (et nous sommes également heureux de le partager avec vous, sur demande !)