Automatiser Secret Santa avec Velixo et Excel
Nous sommes toujours à la recherche de moyens innovants pour rationaliser les flux de travail et gagner du temps, à la fois dans le cadre de notre activité et pour un peu de plaisir en équipe. Pooria Forootan, directeur de l'assistance et des services chez Velixo, qui est un as d'Excel, a fait passer les cadeaux de fin d'année au niveau supérieur en créant un outil de Secret Santa entièrement automatisé, basé sur Excel, qui permet à l'équipe d'offrir des cadeaux de fin d'année. un outil Secret Santa entièrement automatisé basé sur Excel en utilisant Velixo !
Cet outil intelligent et simple randomise les paires de cadeaux et informe discrètement chaque participant par e-mail, le tout en cliquant sur un bouton ! Lisez la suite pour savoir comment il fonctionne et essayez-le par vous-même avec le modèle téléchargeable.
Simplifier l'échange de cadeaux pour les fêtes
Chaque année, l'organisation du Père Noël secret comporte son lot de défis :
- Randomiser facilement les paires
- Informer tout le monde de manière discrète et précise
- Trouver le temps de tout gérer !
Avec une équipe internationale en pleine croissance, il était essentiel de trouver un moyen efficace de gérer les échanges de cadeaux sans effort manuel ni chaînes d'emails interminables. Pooria s'est tourné vers Excel, combiné aux puissants outils de Velixo, pour créer un outil intelligent.
Comment utiliser l'outil Velixo Secret Santa ?
Dans l'onglet "Paramètres
- Inscrivez les noms et les courriels de tous les participants dans les colonnes appropriées.
- Cliquez sur le bouton "Mettre à jour les résultats" pour générer une liste aléatoire de combinaisons de cadeaux.
Dans l'onglet "EmailBody
- Modifiez le contenu du PDF ici. Ce PDF sera joint aux courriels automatiques pour informer discrètement chaque participant de son jumelage avec le Père Noël secret.
Dans l'onglet "Liste de distribution
- Modifiez le contenu de l'e-mail dans la colonne "Corps de l'e-mail".
- Cliquez sur "Distribuer" dans le ruban Velixo dans Excel.
*Les courriels seront enregistrés dans vos brouillons avec les paramètres existants. Vous pouvez ajuster cela dans le paramètre "Email Delivery".
Veillez à activer les macros pour que le bouton "Mettre à jour les résultats" fonctionne. Pour voir comment le fichier fonctionne en coulisses et explorer le tableau de distribution, cliquez sur "+" pour développer les détails.
Comment fonctionne l'outil Velixo Secret Santa
L'outil de Pooria utilise la fonction RAND() d'Excel d'Excel pour générer aléatoirement une valeur pour chaque participant. Les participants sont ensuite triés sur la base de ces valeurs aléatoires et associés à la personne suivante sur la liste.
Une fois les paires définies, l'outil utilise les outils suivants distribution de Velixo de Velixo pour joindre à chaque e-mail un PDF discret contenant les détails du jumelage et un message personnalisé. Velixo envoie ensuite automatiquement ces courriels personnalisés aux participants, garantissant ainsi une expérience transparente.
Essayez l'outil Velixo Secret Santa pour vous-même
Bien que Velixo soit surtout connu pour ses capacités de reporting, de budgétisation et d'automatisation, ce projet montre à quel point Velixo peut être polyvalent. Qu'il s'agisse de faire gagner des heures aux équipes financières sur les rapports de fin de mois ou de gérer des activités d'équipe comme le Secret Santa, Velixo simplifie les processus, réduit les erreurs manuelles et amplifie la puissance d'Excel..
Nous sommes ravis de partager le modèle de Pooria afin que vous puissiez l 'essayer vous-même ! Il vous suffit de télécharger le fichier Excel, de mettre à jour les noms et les courriels, et de laisser Velixo faire le reste. Bon cadeau et bonne automatisation !
