9 raisons pour lesquelles les DAF, contrôleurs de gestion et comptables préfèrent Excel à Acumatica ARM pour leurs rapports financiers et de projet

Depuis un certain temps, je fais la démonstration de notre outil Acumatica Excel Reporting aux directeurs financiers, contrôleurs de gestion et comptables, et l'une des questions que me posent souvent les prospects est de savoir pourquoi ils devraient l'utiliser à la place de l'outil de reporting financier intégré à Acumatica, ARM. ARM ("Analytical Report Manager") est un bon outil pour les entreprises ayant des besoins de base en matière de rapports financiers et de projets, mais comme vous le verrez dans ce billet, il y a de nombreuses raisons pour lesquelles nos utilisateurs aiment Velixo Reports et préfèrent la puissance intuitive et la flexibilité d'Excel pour leurs besoins en matière de rapports financiers.

1. Excel est partout et tout le monde sait l'utiliser

Excel est omniprésent dans le monde des affaires, en particulier dans les domaines où les gens additionnent beaucoup de chiffres, comme le marketing, le développement commercial, les ventes et, oui, la finance. Malgré tous les discours sur les suites financières complètes comme SAP, Oracle et Peoplesoft, en fin de compte, les gens font de l'analyse financière en extrayant des données de ces systèmes dorsaux et en les déplaçant dans des feuilles de calcul Excel.

- James Kwak (professeur, chercheur et auteur)

Il y a quinze ans, je travaillais sur mon tout premier progiciel de gestion intégré, Dynacom. Nous avions beau essayer de rendre nos rapports flexibles et personnalisables, les utilisateurs continuaient à les exporter vers Excel. C'est à ce moment-là que j'ai compris que nous devions adopter Excel plutôt que de nous battre contre lui. À l'ère du cloud, Excel est toujours aussi populaire et le même besoin existe. Velixo Reports y répond en ajoutant un ensemble d'outils et de fonctions spécialement conçus pour fonctionner avec Acumatica.

La beauté de Velixo Reports réside dans sa simplicité. L'installation ne prend que quelques minutes, et toute personne familière avec Excel peut immédiatement commencer à construire des rapports de qualité professionnelle avec des données Acumatica en direct. Aucune exportation manuelle n'est nécessaire, et vos rapports peuvent être actualisés en un seul clic pour afficher les données d'une autre période financière, d'une autre année, d'une autre branche, d'un autre sous-compte, etc.

Acumatica ARM utilise le concept de ligne/colonne/ensemble d'unités que les utilisateurs de FRx connaissent peut-être. Ce concept présente des avantages, mais le processus n'est pas très intuitif pour les nouveaux utilisateurs et les allers-retours constants entre 3 pages peuvent prendre beaucoup de temps.

2. Meilleures capacités d'édition

Excel vous permet de tout faire à partir de la même fenêtre et d'utiliser toutes les fonctionnalités d'édition que vous considérez déjà comme acquises : copier/coller, remplir, rechercher et remplacer, annuler, etc. Faites-en plus en moins de temps avec des outils qui vous sont déjà familiers.

3. Visuels et formatage avancés

Excel comprend des capacités visuelles et de mise en forme très souples et puissantes. Les bordures, les icônes, la mise en forme conditionnelle, les couleurs, les diagrammes et les graphiques sont tous possibles avec Excel. Enfin, le logo de votre entreprise peut être facilement intégré. Au moins un client de Velixo en aurait fait le premier avantage de cet article !

Compte de résultat illustrant les nombreuses possibilités de formatage offertes par Excel - remarquez les icônes vertes et droites dans les colonnes des écarts.

Les graphiques et les diagrammes peuvent inclure des données récupérées en utilisant l'une des fonctions Acumatica ajoutées à Excel par Velixo Reports.

4. Plusieurs onglets et rapports dans un seul paquet

Utilisez les onglets pour présenter différentes succursales ou unités commerciales, ou pour inclure des rapports complètement différents (P&L, bilan, tableau des flux de trésorerie) dans le même classeur et dans le même paquet financier.

5. Sections et groupes repliables

Il n'est souvent pas judicieux d'afficher un compte de résultat entièrement détaillé ; des regroupements logiques et des titres principaux facilitent la lecture et l'interprétation de vos données financières. L'outil de reporting intégré à Acumatica vous oblige à prendre une décision au moment de la conception, et vous ne pouvez pas passer d'une vue développée à une vue réduite sans devoir modifier la définition du rapport ou créer deux rapports distincts.

La fonctionnalité de regroupement d'Excel vous permet d'afficher un résumé, puis de développer un ensemble de lignes ou de colonnes pour afficher plus de détails. Il peut s'agir d'une ligne "Ventes" qui se développe en dizaines de comptes de vente, ou d'une colonne "Année à ce jour" que vous pouvez développer pour voir le montant mois par mois. C'est très simple à utiliser, comme vous pouvez le voir dans cette vidéo :

6. Combiner les données GL, PM et externes dans un seul rapport

ARM est limité à une seule source de données. Avec Excel, vous pouvez inclure des fonctions qui récupèrent les données de tous les modules Acumatica pris en charge et fusionner les chiffres avec des données externes intégrées dans votre feuille de calcul par le biais de connexions de données externes (OData, SQL, etc.). L'un de nos clients récupère des données RH à partir d'un système externe et utilise des données d'effectifs dans ses calculs.

7. Consolidations faciles, tous les détails

Ajoutez des données provenant de plusieurs entreprises et locataires et effectuez facilement des recherches - nous vous indiquons même où ce compte/sous-compte spécifique a été trouvé dans votre feuille de calcul lorsque vous effectuez des recherches.

Si vous avez déjà utilisé la fonction de consolidation dans Acumatica, vous savez qu'elle crée une seule transaction de consolidation par période financière et que vous perdez la visibilité sur l'historique détaillé des transactions lors de l'exploration. Velixo Reports surmonte cette limitation en permettant de construire des rapports qui incluent des données provenant de plusieurs sociétés et locataires, sans avoir à les consolider au préalable. La puissante fonction Smart Drilldown prend entièrement en charge les consolidations, vous permettant d'explorer les différents locataires et sociétés impliqués dans un calcul.

8. Filtres granulaires pour les sous-comptes

Acumatica ne fournit qu'un filtre de/à sur les sous-comptes pour les rapports ARM. Velixo Reports vous donne la possibilité d'utiliser les mêmes identifiants de plage dans toute l'application, ce qui vous permet de lister des sous-comptes spécifiques, d'inclure plusieurs plages de départ/arrivée non contiguës, d'utiliser des caractères génériques et même d'exclure des sous-comptes spécifiques avec le préfixe "-" (une autre exclusivité de Velixo Reports).

9. Formules avancées

Excel peut être utilisé pour des simulations complexes, des calculs, etc. Vous n'êtes probablement pas en train de lancer une mission habitée vers Mars, mais vous appréciez certainement la puissance du moteur de calcul d'Excel. Certains calculs impossibles à réaliser avec le moteur de formule d'Acumatica peuvent être effectués facilement à partir d'Excel. Un exemple récent que nous avons fait pour une démo est une feuille de calcul de redevances qui utilise une table de taux externe pour le calcul.

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Si le reporting Acumatica est important pour votre organisation, le choix est évident : Velixo est le seul outil de reporting de ce type conçu pour Acumatica, par des experts Acumatica. Vous pouvez être opérationnel en quelques minutes.

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